一聽就懂的說明術

在日本上市第一週，榮獲蔦屋書店商業書排行榜第一名！ 一個月內奪下Amazon、樂天網路書店商業書排行榜第一名！ 　　只要「紙1張」 　　根據3個架構，整理3個重點，做出3個動作 　　就能施展讓人點頭的魔法 　　明明已經拚命解釋了，對方卻還一頭霧水； 　　想說的東西很多，卻怎麼也表達不完整？ 　　本書教你如何KO這些煩惱的絕招！ 　　接下來要說明的重點各有3個： 　　為什麼就是沒辦法好好說明呢？ 　　理由① 動詞人沒有以「動作」傳達內容 　　「動詞」與「動作」兩者並不相同，動詞人會讓對方光是看到或聽到該文句，搞不懂下一步「該怎麼做」 　　理由② 過剩人所使用的「數目」太多了 　　說者任意增加資訊數目，就算說了，也無法好好傳達；聽者企圖原封不動記憶過多數目的資訊，所以永遠都沒辦法實踐 　　理由③ 網羅人想一口氣涵蓋「所有」內容 　　視「網羅性」而非「代表性」為優先，才沒辦法好好彙整、傳達訊息 　　「一聽就懂的說明」條件為何？ 　　條件① 數目鎖定在「三個」 　　條件② 套用說明的「結構」 　　條件③ 以「動作」表達 　　該怎麼做，才能變成擅長說明呢？ 　　方法① 以「三個觀點」整理資訊 　　能從「三個觀點」檢視資訊，譬如「3C」「時、空、人」「腦、心、身」，就能據此掌握到整體資訊的大致樣貌 　　方法② 以「三個結構」歸納論述 　　說明時使用具有代表性的架構「WHY、WHAT、HOW」「過去、現在、未來」、「松、竹、梅」，能讓對方產生「懂了！」的感覺 　　方法③ 以「三個動作」傳達出去 　　最強的三個動作就是比得出來、看得出來、指得出來

　　● 江樵（簡報練功團創辦人）、謝文憲（知名講師、作家、主持人） 不囉嗦推薦

PART1 為什麼，就是沒辦法好好說明呢？ ～理由有三個～ PART2 「一聽就懂的說明」 條件為何？ ～要點有三個～ PART3 怎麼做才能變成擅長說明呢？ ～方法有三個～

前言 　　「讓人茅塞頓開，一聽就懂的說明術！」 　　「內容不用說，光課程說明方式本身就是寶貴的參考。直到最後都引人入勝。」 　　「到目前為止聽過的課中，這堂課的內容無疑名列前三。就『實踐性』而言，我想是第一名。聽課時讓人覺得非常有價值。」 　　這只是我從聽講者那裡實際獲得的評語中，提出少數幾個例子罷了。 　　我進入獨立創業的第五年，從事的工作是以「該怎麼做，才能量產出簡潔易懂的溝通？」為主題，舉辦講座、研習或演講等，在形形色色的場合中站在眾人面前「說明」。 　　承蒙大家抬愛，北起北海道、南至九州甚至沖繩，聽我的話的人正持續增加。說到人數，自從我開始在眾人面前說話後，這四年之間聽眾已經突破五千人，火速擠爆能容納四百人以上會場的例子也不在少數。最重要的是，真的有好多人在演講結束後，捎來像開頭所述類似的感想。 　　此外，拙著《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》歸納出我們說明時前置階段的思考整理法，而該系列書籍也很幸運的成為銷售超過二十萬本的暢銷書，在全球五國翻譯出版。我現在也還持續收到來自韓國、台灣、泰國等，以亞洲圈為主的廣大海外讀者的電子郵件迴響。 　　但是，各位可別看我現在大力投入這種主題的工作，就認為我從以前就很擅長溝通或說明，其實根本就不是這麼一回事。以前的我，反倒可以說是對這方面頭痛不已，長期懷抱自卑。 　　我小時候，不但是個常躲在父母背後的怕生孩子，也是個碰到必須上台報告的課程時，就不知道該說些什麼，只會以沙啞的細微音量說話的學生。 　　足以證明這一點的經典事例，是在我投入求職活動的時候。當時被稱為「就業冰河期」，要說無可奈何也算是無可奈何，不過我陷入了應徵超過二十家公司，卻爭取不到任何一家「內定」(畢業後的預先錄取通知)的危機。就算推銷自我的簡歷過關了，面試時老是沒辦法好好表達自己想說明的內容，在第一或第二次面試就被刷掉的情況接踵而來。 　　到了四月中旬，我在所有企業審核中全數中箭落馬，傘也不撐頹喪走在雨中的情景，直到今日仍然歷歷在目。每當我看到「絕望」兩字，那時候的景色、雨水的氣味、聲音，水的冰冷甚至是咬牙切齒的感觸，都會浮上心頭。 　　不過，我後來開始實踐「某個單純動作」，成為徹底扭轉我拙劣說明的契機。 　　周遭的人反而開始稱讚我「擅於說明」，面試接受提問時也與以往截然不同，回答變得自信滿滿又清楚明瞭。 　　結果，我從曾經面臨零內定危機的人，竟然成功爭取到當時不論文科、理科生，都位居就職人氣排行榜寶座的TOYOTA(豐田)內定的位子。 　　而且進入TOYOTA工作後，每天都在「擅於說明」的TOYOTA人包圍下工作，也因此很幸運的有機會學習為了量產「一聽就懂的說明」的根本技巧。結果，後來我負責的業務獲得「日本第一」的評價。 　　之後，當轉職時機來臨，我同樣也是重複累積「某個單純動作」，這次順利進入在社會人士教育領域堪稱日本第一的商業學校「GLOBIS」工作。而在獨立創業的現在，從事的工作則是以「一聽就懂的說明」為主題，舉辦研習或演講等。 　　不只如此，後來甚至還有機會出書，曾獲得日本商業書籍月間統計排行榜的第一(全國出版協會調查)。 　　在此，之所以介紹這樣的經歷，絕對不是為了炫耀成果，我只是想傳達一件事：「一聽就懂的說明」只要一技在身，不論就職、轉職又或獨立創業，這三個職場舞台都能做到「日本第一」的評價，可見這項技能擁有多麼大的可能性。 　　從前那段時期不擅長說明的自己，直到現在都是一段羞愧到不願想起的過去。只是時至今日，我很感謝的是，正因為有那時候做不到的自己，才會持續質問自己「要怎麼做，才能更簡潔易懂的說明呢？」。 　　要是沒有萌生這樣的「質問＝天線」，我也無法從自身獨特觀點出發，去審視商務溝通，進而學習並融會貫通吧。至於投入教導他人「說明訣竅」的工作，就更不可能了吧。 　　過去曾覺得極度不擅長表達的我，為什麼能搖身一變，變得這麼「擅長說明」，甚至還能獲得為數眾多的感激評語呢？ 　　而且，我為了有所改變而實踐的「某個單純動作」，又是什麼呢？ 　　我現在想用明確的方式，向正在閱讀本書的你「說明」箇中祕密。 　　你如果能從中發現提升自身說明技巧的契機，充分運用於未來的人生，將是本人的無上之喜。 淺田卓

首先，我想寫給沒辦法將「5W1H」六個全部說出來的人。 為什麼說不出來呢？「5W1H」一詞是我們從學生時期開始就看過、聽過無數次，理應早就「知道」的。就算踏入社會，也有很多人得到的教誨是要將「5W1H」當作推動工作時的基本框架作業吧。 然而，被劈頭要求來背誦一下時，出乎意料的竟然做不到。應該有很多人發現了這樣的自己。 另一方面，我想寫給能將六個全說出來的人。 當然，這樣的人應該也很多。不過對於這樣的人，容我追加再問一個問題。 「你能夠更流暢的，一口氣全說出來嗎？」 說到秒數的話，大概就是三秒之內。好了，怎麼樣呢？ 我想大半的人被這麼一問，都會覺得：「 沒辦法耶，沒那麼流暢呢......」 我在研習時請大家做這個練習， 多半的案例都是以「唔......首先是......」的樣子折起手指，花上一段時間逐一列舉。還有人一邊寫在紙上，好不容易才全部湊齊。 不論如何， 幾乎沒有人能毫無停頓的迅速說出「When、Where、Who、Why、What、How」。 大家親身感受這一點之後，我最後再問一個問題。 「你到底，能將『5W1H』運用到何種地步呢？」 像這樣一層一層探討下來，幾乎所有人都能察覺一個事實；你肯定也恍然大悟了，不是嗎？事實就是儘管是如此耳熟能詳的用語，自己卻沒有想像中那麼經常使用......。 儘管如此，你是不是覺得：「怎麼到現在還在說什麼5W1H啊......」想要自動省略這段翻到後面去了呢？ 如果，你也與其他人一樣，已經認知到「明明知道『5W1H』卻沒有大幅運用」，那就請你正視這個問題。 「為什麼，自己始終都沒有運用『5W1H』呢？」 在探討這個問題的答案之前，我想先介紹另外一件事。 有本超級暢銷書是史蒂芬‧ 科維(Stephen R.Covey)所著的《與成功有約》(the 7 habits of highly effective people )，不知道你有沒有聽說過？ 這本書介紹了成功所需具備的七個習慣。 第一個習慣 「發揮主體性」 第二個習慣 「設定目的再開始」 第三個習慣 「重要事項優先」 第四個習慣 「WinWin（雙贏）思維」 第五個習慣 「了解他人後再尋求他人的了解」 第六個習慣 「發揮加乘效果」 第七個習慣 「持續自我砥礪」 這是非常有名的著作，所以我在研習等場合詢問大家有沒有看過時，都會有很多人舉手。 「那麼，有人能將『七個習慣』全說出來嗎？」當我這麼一問，幾乎所有人又會放下手，所有人一起放下手的情況也很頻繁。 請我去指導研習的企業，有很多都是眾所周知的著名企業，也就是說應該有很多「優秀商務人士」參加。儘管如此，實際狀況就是即便知道「七個習慣」這樣的詞彙，卻幾乎沒有人能夠連同「具體內容為何」全都記在腦海。 附帶一提，我至今問過數千人，實際上能將七個全說出來的，「就只有一個人」。 為什麼， 無法運用「那個資訊」呢？ 「5W1H」與「七個習慣」，兩者所突顯的都是相同的問題。 那就是有大半的商務人士對於在工作上有益或必須的資訊，「聽過看過卻不記得，也沒有在用」的事實。 一直以來， 恐怕有為數眾多的講師都透過講課或書籍， 持續闡述「5W1H」或「七個習慣」的重要性。然而很遺憾的是，那樣的說明並沒有傳達給受眾。 為什麼會發生這種問題呢？ 答案揭曉的時間我已經拖得太久了，至於為什麼要拖？那全是因為箇中原因沒意思到讓人很傻眼。 答案實在很簡單。那就是──因為「數目」太多了。 一直以來我接觸過各式各樣的學員，痛切感受到一點就是「說者」與「聽者」不論何者都過度輕忽對於「數目」的考慮。 結果，忍不住一再增加數目去說明，又或者增加數目自己也深信無所謂，最後淪為所謂的「過剩人」。 以「說者」的立場而言，「任意增加資訊數目，就算說明了，也無法好好傳達出去」。 相對的，以「聽者」而言，「企圖原封不動記憶過多數目的資訊，所以永遠都沒辦法實踐」。 那麼，你自己呢？是不是在不知不覺之中，已經變成一個「過剩人」了呢？ 就算對記憶力沒自信也能記憶重要事情的訣竅 我原本是個對於溝通感到棘手的人。對背誦也一樣感到棘手。成年後，記憶力更是一路衰退。 回想起來，我從學生時期開始，就是個光聽別人說什麼「只要背下一百個頻繁出現考題，這個科目就沒問題」、「只要背誦五十個解題模式就OK」，就會討厭起那個老師的學生。因為，我當時就是覺得死背很痛苦的人。 記不起來，當然，也就無法實踐。但是，如果回嘴說出這種看法，卻只能得到像是「那多努力一點啊」、「這就得看毅力了」、「既然如此，那就放棄好了」等，完全是此路不通的建議。 只是，話是這麼說沒錯......。 要是就這麼停滯不前，永遠都無法進步。於是我早早就認清自身的能耐，決定切換思考邏輯了。 也就是說，我不論任何時候，都會「重新整合成自己能負荷的數目，也就是在『三個』以內」，作為思考習慣的基礎。