不空轉·工作省時術：聽到急件你就馬上做？難怪事情越積越多。你該提升的不是效率，而是抓出哪些事讓你做白工，然後不做！

　　四度榮獲日本最大人資企業瑞可利 　　年度全國頂尖業務員、頂尖經理人 　　◎都要下班了，主管偏偏5分鐘前跑來說這是急件，要馬上處理…… 　　◎客戶想到什麼就改什麼，不一次把話說完，幾乎要隨時待命等他修改。 　　◎某同事，一點小事也要抓著你問意見，又三心二意，自己做不了決定。 　　◎配合的廠商動不動就說要開線上會議、凡事都一定要見面談。 　　 　　你的工作疲勞， 　　90%都來自這些不須馬上處理的空轉地雷！ 　　怎麼避免？日本目前最盛行 　　「不空轉——工作時間不被別人亂入」的工作省時術！ 　　作者伊庭正康，是日本各大企業指定的培訓講師， 　　曾任職於日本人力資源公司瑞可利，從基層業務一路做到主管、經理、代表董事， 　　在不加班的前提下，拿過4次全國業務冠軍、頂尖經理人。 　　之後，他自己成立培訓公司， 　　以「不空轉的工作省時術」，每年吸引200場企業開課，學員回流率超過90%。 　　 　　他說，省時，不是提升效率、時間變短，而是工作不空轉； 　　不再因主管或客戶的一句「這份資料我急著要」、「有件事想請教，我們談一下」、 　　「我很急，你可以先給我那份資料嗎？」，就打亂你的行程或計畫。 　　 　　◎你的疲勞，90%來自「馬上做」的空轉　　 　　老打亂你的工作節奏、要你馬上處理的主管、同事、客戶，怎麼應對？ 　　本書提供8種情境對話示範，一秒擋掉不必要的工作。 　　再搭配ECRS分析法，找出只會讓你累、不會更快的無效動作， 　　讓你不再只是看起來很努力。 　　◎準時下班的人，都很懂得「請求支援」　　 　　哪些事你該自己做，哪些該找人幫？ 　　作者有明確的「70分主義」判斷標準，讓別人主動樂意幫忙。 　　但事成後要主動回報，並即時表達感謝，不然，連好朋友也會變敵人。 　　怎麼樣才能又拜託別人做事，又能掌控進度？給對方期限？ 　　試試軟銀創辦人孫正義也在用的「錨定效應」。 　　你好不容易鼓起勇氣開口拜託，對方卻拒絕了， 　　只要反問一句：「怎麼了嗎？」就能化解尷尬。 　　 　　◎一天當中，你開了多少無效會議？　　 　　開完會，不代表大家就能有共識， 　　所以最好在開會前，彼此先確認討論的底線，這樣什麼事都好談。 　　萬一大家僵持不下？「先做看看再說」，就是最好的說服。 　　還有，寫報告要先擬架構，然後找主管問清楚，不要邊想邊寫，以免重做。 　　報告裡面一定要提到3個「不」：我的案子能解決哪些不安、不滿、不便， 　　再給主管最關心的3個數字：過去、現在、未來， 　　保證一次過關，不做白工。 　　　　 　　一聽到急件，你就馬上做？難怪事情越積越多。 　　你該提升的不是效率，而是抓出哪些事老讓你做白工，然後不做！

　　時間管理講師／張永錫 　　聲音表達講師、作家／林依柔

推薦序一 工作省時術，讓你從社畜到人生勝利組／張永錫 推薦序二 不上班、只工作，就從不空轉開始！／林依柔 前言 不加班前提下，我拿過4次全國業務冠軍 第1章 你的疲勞，90%來自空轉 1.一忙就出錯？代表你的專業還不夠 2.我用三分法，刪除不必要的工作 3.憑「感覺」，最浪費時間 4.ECRS分析法，找出無效動作 5.四象限法則，我把時間花在第2象限 6.先做急件，難怪你一直空轉 7.不立刻回信的人，最容易加班 8.同事或客戶的無理要求，怎麼回絕？ 9.你的疲勞，90%來自滑手機 第2章 不被別人亂入的省時工作技巧 10.若則計畫法，執行力兩倍增 11.條列式風險控管，不再想東想西 12.做事拖拉？先減少「準備」 13.老被安插急件？排滿3週後的行程 14.規畫5大資產，拒絕人生空轉 15.無法立刻回覆的事，先給對方期限 16.瑣事不立刻做，就會加班 17.從擺爛到高效，我靠正念冥想 18.第一時間向主管反應，是職場保命符 19.跟上級的回報方式要因急迫程度而異 第3章 職場鐵規則：最快拿出成果的人贏 20.你不能只是看起來很努力 21.決策就是，先決定不做什麼 22.以量取勝，等於沒效率 23.透過矩陣圖，我只做重要的工作 24.活路，都是從死路找出來的 25.什麼都想贏，你就會輸 26.一個好決策，至少有3個選項 27.做不了決定，先寫評估標準 28.上班族也能用的內部精實創業 29.工作也得斷捨離 30.創意的捷徑：「這樣調整一下會怎樣？」 31.最快的學習法：教會別人 32.空檔時間，你都做些什麼？ 33.高效人士這樣活用一分鐘空檔 第4章 省時來自專注，大人比小孩更需要 34.一直分心，難怪你時間不夠用 35.注意力控管，大人比小孩更需要 36.手機放桌上，人就會忍不住分心 37.沒有截止期限，待辦事項等於寫好看的 38.番茄工作法：25分鐘，打造最強專注力 39.周圍稍微吵雜，精神更集中 40.找一把符合人體工學的椅子 41.最強集中力：心流狀態 42.「TKK法則」，再無聊的工作也能秒殺 第5章 一次就過關的省時寫作技巧 43.秒速技！不寫，用「唸」的 44.一張圖表，讓你少寫10行廢文 45.使用者造詞，一鍵就完成 46.用Google雲端取代附件檔案 47.PREP架構，商業寫作不卡關 48.要條列，不要寫作文 49.先擬架構，不要邊寫邊想 50.先找主管問清楚方向，以免重做 51.一秒抓出錯字的技巧 第6章 準時下班的人，都很會「請求支援」 52.成為一個懂得求援的人 53.哪些事該找人做？自己不動手也不影響成果 54.主管不是神，不可能馬上給你答案 55.你得先幫別人，別人才會幫你 56.事成之後不回報，朋友也會變敵人 57.軟銀創辦人孫正義也在用的「錨定效應」 58.別讓別人的工作塞滿你的行程 59.3秒就拉攏人心的魔法用字 60.70分主義，別人會更樂意幫你 61.被拒絕時不用尷尬，反問：「怎麼了嗎？」 62.沒有及時表達謝意，對方下次就不會理你 第7章 提案老被打槍？因為你搞錯溝通對象 63.沒有內部溝通，99%會卡關 64.一家公司，通常有三號關鍵人物 65.怎麼說服？要講到讓對方不好意思 66.反對意見，越多越好 67.3步驟，我把質疑變信賴 68.提案的殺手鐧：「本公司營運方針……」 69.怎麼寫企劃？先搞定3個「不」 70.主管只看這3個數字 71.回話最高藝術：最後10分鐘，什麼都不要說 第8章 一天當中，你開了多少無效會議？ 72.開完會，不代表有共識 73.先確認底線，什麼事都好談 74.開會前就要求大家先看資料 75.任何報告一張A4就夠了 76.會議室要擺計時器，預防時間失控 77.開會人數最多7人 78.少數服從多數，最容易做出錯誤決策 79.先做再說，就是最好的說服 80.小心集體迷思的溝通陷阱 結語 效率越好的人，越容易做到死 參考資料

推薦序一 工作省時術，讓你從社畜到人生勝利組 時間管理講師／張永錫 　　一說到時間管理，很多人都以為關鍵在於提高效率，但《不空轉‧工作省時術》這本書卻告訴你，你該做的是抓出哪些事讓你做白工，然後不去做。例如：利用ECRS分析法，將工作排除、組合、交換、簡化，就能省下大量時間。 　　被工作占據大部分時間的社畜上班族，到底該怎麼做，才能變成傑出的員工？無效的會議，該如何改善？其實，你只需要解決以下的問題： 　　•做好內部溝通。 　　•找到幫助你提案通過的三位關鍵人物。 　　•說服情緒化或固執己見的人。 　　•搞懂主管的判斷標準：他想看到什麼？ 　　•準備會議資料。 　　針對上述問題，作者伊庭正康介紹了許多工作省時術，堪稱上班族的葵花寶典。首先，做任何報告，不能只用「起承轉合」，而是用PREP架構，讓文書作業簡明易懂。 　　其次，每一份報告，都要能夠解決3個「不」，分別是不安、不滿、不便，並藉由傾聽第一線的意見，找出最有力的解決方法。 　　那麼，怎樣的提案最容易過關？據說，日本軟銀（SoftBank）集團創辦人孫正義，他在看報告的時候，只要是10秒內無法決定，或拿不出數據佐證的資料，他就不簽字、通通駁回。 　　因此，接著還要給主管最關心的3個數字：過去、現在、未來，並以充足的舉證（最好加上圖示解說），列出該報告對未來的正面影響。 　　最後，魔鬼就在細節裡，上班族一定要做好以下4件事──寫報告、電話、訊息、郵件。比方說： 　　‧在會議前，先做好溝通，讓團隊對議題產生共識。 　　‧緊急狀況時，直接用電話聯繫。 　　‧電話沒有接通，可發訊息提醒對方。 　　‧得不到即時回覆，就寫郵件。也就是說，當你遇到上述緊急狀況時，必須以「對方能否盡快回覆」為優先考量。 　　文書處理更是作者的強項。例如：用雲端文件取代附件檔案。這個做法不僅比Excel或PowerPoint更有力於雙方協同合作， 也能減少電子郵件的聯絡、節省時間。 　　以我自己來說，平時我也經常透過Figma（按：線上介面設計工具，允許和團隊進行多人協同合作）及Keynote（蘋果電腦簡報軟體），和協作夥伴一起設計線上課程、演講的視覺素材。 　　視覺化及雲端協同作業已然是未來趨勢，不管是紙本報告、電腦、手機的App，還是未來的雲端協作軟體，請各位務必學起來，如此才能成為一流國際人才。 　　除此之外，作者也提到教導別人的重要性。他說，比起只有做筆記，教會別人是最好的自學方法。這是因為我們在溝通的時候，為了將大量的知識，快速轉化成別人可以理解的語言，所以往往也能加深學習的記憶。 　　最後，作者也分享了不少自己從YouTube斜槓成為講師的職場經驗，並強調時間管理的重要性──只有掌控自己的時間，你才能擁有足夠的時間建立深層人際關係，或者是多和家人、父母相處。 　　從天天加班的社畜變成人生勝利組，相信各位讀者一定能受益良多！ 推薦序二 不上班、只工作，就從不空轉開始！ 聲音表達講師、作家／林依柔 　　創業這些年以來，我深感越忙碌，其實能做的事反而越多，而其中最大的原因，是我更懂得運用時間，而非被時間追著跑。 　　就拿我自己來說，我平時是及聲顧問有限公司、小大人表達學院的創辦人，從策略規畫到業務接洽等，許多事情我都要一手掌控；此外，我本身也是一位講師、作家，在到處環島教學的同時，必須規律安排寫作時間，才有辦法產出文章內容；最後，我還是一名自媒體經營者，會固定拍攝影片，將我的教學觀察分享到YouTube頻道。然而，即便工作滿檔，我依然會抽出時間固定進修，以及每兩個月規畫一次放空小旅行，讓自己充電、釋放壓力。 　　以上這些，我都會分享在Instagram的限時動態中。但也因為這樣的「精實」行程，會引來諸多人的好奇，因此經常收到粉絲私訊問：「老師，妳這樣還有時間看書嗎？平時都是怎麼規畫時間的？」所以，當我收到《不空轉˙工作省時術》的推薦序邀稿時，真心覺得太適合我不過了！ 　　一天只有二十四小時，想做的事情卻很多，該怎麼分配且完全自主掌握？我最常先思考的策略，就是作者伊庭正康在第三章所提到的：「策略的本質是選擇不做什麼事情。」但我也發現，很多時間管理不當，或是做事沒效率的人，之所以很容易會被臨時狀況、急件給打亂節奏，很大的原因就在於，不懂得做取捨與拒絕他人的請求。 　　尤其是當我們看待事情的格局不夠高時，往往會因為忘記盤點自己目前的狀態，甚至太過貪心，反而導致最後什麼都做不到（如同書中提到的──「什麼都想贏，你就會輸」）。 　　那麼，到底該怎麼分配時間，以及有技巧的重新排列既定的工作？作者在這本書就列出了許多實際的應用技巧，例如：我自己也很常用的番茄工作法；周圍稍微吵雜，精神更集中；找一把符合人體工學的椅子等，透過這些外力的輔助，更能創造工作的高效率。 　　除此之外，PREP架構，商業寫作不卡關；3步驟，我把質疑變信賴；先確認底線，什麼事都好談，這些技巧也都能讓你學會拉高格局；或是從結果倒推目標及策略，幫助自己擺脫窮忙與空轉的耗時狀態。 　　想要輕鬆達成目標，並獲得更多成就感，其實並非難事，只要你先把《不空轉˙工作省時術》這本書看完一遍，再將自己的每個選擇和時間分配記錄下來，相信我們都能越有效率，活出自己想要的理想人生。 前言　　 不加班前提下，我拿過4次全國業務冠軍 　　 　　你是否也有過這樣的茫然？ 　　那就是工作永遠做不完、時間永遠不夠用，每天都忙到懷疑人生。 　　在文章一開頭，我就提出這種問題，或許不太妥當，然而這卻是我過去職涯最真實的寫照。 　　因此，我由衷的希望能透過這本書，告訴大家：「只有拿回時間的主導權，你才能成為人生、工作的贏家。」 　　當然，提升工作效率非常重要，但我認為所謂的效率，有時反而導致工作量增加。 　　例如，當同事或主管臨時安插任務，說：「客戶很急，你先處理這個case！」很多人為了趕交期，便會立刻停下手邊的工作。可是，一有空檔，又會有其他急件找上門來。 　　於是，為了應付這些額外的工作，你只能不斷的加快處理速度。但如此一來，工作便接踵而至，一件接著一件，讓你永遠做不完。 　　我曾是加班狂，現在每天準時下班 　　不好意思，還沒向大家自我介紹。 　　我是伊庭正康，目前是RASISA LAB培訓公司的代表董事、企業培訓講師。曾在人力資源公司瑞可利（Recruit），擔任過許多職務，包括業務主管、經理等，之後透過企業的內部創業，自立門戶。在不加班的前提下，曾拿過4次全國業務冠軍，累計接受表揚超過40次。因此，在離開瑞可利以後，我才能透過演講、研討會或出書，分享我的省時工作祕訣。 　　儘管如此，我以前其實也是每天加班，把自己搞到身心俱疲。 　　雖然我自認身體還撐得住，但健康終究出現了警訊。一開始是氣色差，常被客戶提醒黑眼圈太重，接著是三不五時會頭痛、反胃。 　　即使有時站都站不穩了，也只能硬著頭皮，咬牙撐下去。為了衝業績，好幾次甚至還得靠止痛藥，才能繼續跑業務。 　　直到我向上呈報工作狀況時，主管狠狠的教訓我： 　　「一直加班的人，怎麼有辦法把工作做好？」 　　老實說，主管的這句話真是當頭棒喝，因為我對時間管理一點概念都沒有。 　　最後，主管只說：「這樣吧，你先看一看該怎麼規畫行程表吧！」 　　沒想到，主管的這番指點，竟成了我職涯的轉捩點。 　　不再加班，成果反而多出兩倍 　 　　現在回想起來，我的主管或許嗆歸嗆，但所言不無道理。再怎麼說，他在業界可是從不加班的超級業務員。 　　於是，在主管的教導下，我從安排時程表，開始學習各種可以提高效率的工作技巧，例如：「工作要有優先順序」、「一次就把事情做對」、「不浪費時間做無效工作」等。在短短一個月內，我便掌握了工作省時術的訣竅。 　　從此以後，我幾乎不用加班。更令人振奮的是，業績還翻上四、五倍。 　　工作減少了，但成果卻提升，如此便能將更多心力集中於正事。 　　這就是我想與各位分享的省時術──不空轉、產能提升3倍。 　　想想看，連我這種加班狂，都能在短短一個月以內，擺脫加班地獄，我相信各位一定能做得比我更好！ 　　「做好時間管理，就是掌握人生的主導權。」當你能夠這樣想的時候，就是改變自己最好的時機。 　　接下來，你還在等什麼呢？

先做急件，難怪你一直空轉 你也有這樣的習慣嗎？一聽到「這份資料急著要」，就立刻停下手頭上的工作，幫對方優先處理。問題是如此一來，反而讓自己手忙腳亂。這可是個壞習慣，請務必調整做法。 所謂的工作省時術，並不是立刻去做，而是由自己決定何時完成。因此，在遇到這種情況時，你應該先和對方交涉期限。 事實上，臨時安插進來的工作即便不是急件，同事或主管也會表現出一副很緊急的樣子。 這也是為什麼，擅長時間管理的人，都知道交涉期限的重要性，只是一旦處理得不好，有可能會產生衝突。我也是這麼認為，不過我踏入社會三十多年，卻也從未因此與人爭得面紅耳赤，相反的，我靠這種做法還得到不少正面評價。 當你下次再遇到同事或主管說「這份資料急著要」時，不妨試著說：「好，可以3天後交嗎？」這樣不僅能幫自己爭取多一點時間，一旦提早完成，對方也會對你刮目相看。 唯一要注意的是，交涉時要注意語氣與用詞，避免因過於直接，而與他人產生衝突。 老被安插急件？排滿3週後的行程 你也曾經因為急件，而延誤原本該做的正事嗎？ 倘若如此，我建議你可以先排好3個禮拜以後的行程。如果因為行程有太多空檔，讓同事或主管有機會臨時安插任務的話，這就表示時間的主導權不在你身上。 為了不被別人牽著鼻子走，請務必把行程排滿。這就是我在第一章中提到的，第2象限（急迫性不高但重要）的工作不被拖延的訣竅。 那麼，如果交代下來的任務（如第1象限）推託不了的話，又該如何是好？此時不能放下手邊的工作，而是利用其餘的時間處理。 事實上，許多能掌控時間主導權的人，都是透過以下3個步驟，規畫自己的工作。各位不妨參考看看： 步驟1：規畫3個禮拜以內的重要工作。 步驟2：預留空檔，以便彈性調整。 步驟3：利用空檔，處理別人安插的急件。 不立刻回信的人，最容易加班 對於上班族來說，最麻煩的就是每天要回覆一堆信件，有時甚至還得加班。原因很簡單，收發一封郵件平均7分鐘，10封下來，便是70分鐘。換句話說，只要沒有及時回覆，就是下班後還得花上一個多小時處理。 每天要多一個小時，如此一來，還有什麼工作效率可言？ 其實，只要懂得利用一分鐘的空檔，回覆兩、三封郵件，你就不用為此再特地加班。 以我來說，我會利用搭電梯或開會的空檔回覆電郵。所謂積小成大，這就是不做無效加班的小祕訣。 當然，有時因為工作太忙，真的無法及時回覆。此時，只需簡單一句：「您好，我已收到信，這兩天會盡快回覆您！」就不會被信件追著跑。或許有些讀者會想：「怎麼可能讓客戶等上兩、三天？」當然不是，這不過就是交涉的一種手法。實際上，你隔天就會回信了，這樣豈不是更加分？ ECRS分析法，找出無效動作 接下來，我要介紹如何具體的減少無效工作。 首先是工業工程（Industrial Engineering）中常用的ECRS分析法。我在時間管理課程中，時常會介紹到ECRS分析法，因為可以達到更高的生產效率，有些公司甚至利用此分析法，取消毫無意義的工作週報與晨會。 ECRS分析法的步驟如下： 步驟1 排除（Eliminate）：刪除對績效毫無影響的項目。 •週報或報告等文書。 •晨會或會議。 •拿不出成果的業務手法或專案。 •打卡（不進公司或居家辦公）。 •不必要的工作。 步驟2 組合（Combine）：檢查能否將工作集中處理。 ‧生產與品檢能否同時進行？ •能否合併會議？ •能否整合業務？ •能否合併訂單？ 步驟3 交換（Rearrange）：重新調整工作的順序和比重，降低不必要的行動。 ‧變更流程順序。 •變更業務推廣方法（縮短跑業務的時間）。 •減少加班 （提高產能或控管加班成本）。 步驟4 簡化（Simplify）：減少作業程序，將工作簡化。 ‧簡化報告作業或數據。 •簡化製作或分享資料的方法，例如利用Google雲端硬碟中的文件或試算表。 •建立範本（如報價單、請款單、出貨單、企劃案或報告等）。 其中，成效最為顯著的，首推排除，也就是避免浪費時間。因為花上一大堆時間做白工，根本毫無意義。凡是可有可無的作業，不做就對了。請各位試著按照ECRS的順序，努力精簡自己的作業、提高工作效率吧！