提早6小時下班的工作術──用架構化創造最高效率

《提早6小時下班的工作術──用架構化創造最高效率》 ★因為實在太有用，長踞Amazon排行榜冠軍！ ★2008年全日本5大暢銷書中唯一的實用書！ ★不依賴才能！不依賴意志力！不依賴記憶力！只要建立規則，就能讓「架構」為你服務！ 同時經營5家公司，往來於世界各地，每天早上卻只花2小時就完成工作！ 日本工作術權威泉正人，教你用最少的時間與勞力，靠「架構工作術」來創造最大成果！ ★王品集團董事長 戴勝益、政治大學教育學系教授 秦夢群、「槓桿」系列作者 本田直之 大力推薦！ 架構工作術 ● 把工作區分成「作業型」與「思考型」 能夠「不必思考」的事，就別花時間去思考。 ● 失敗經驗也可以架構化 別再相信「我會加油」或「他很細心，應該不會有問題」這種抽象的說詞。 ● 建立可以長久維持的架構 運用一些小竅門，來取代不可靠的意志力。 ● 記錄比記憶更重要 善用科技和工具，別把力氣浪費在記憶上。 ● 將工作內容與程序製作成檢查表 無論誰來做，只要照著程序就能執行。 架構工作者的7種好習慣 ● 追求輕鬆 架構工作術的出發點，就是「怕麻煩」和「不想做太多事」。 ● 簡單化思考 「要怎麼做才能最輕鬆、最有效率呢？」先想過這個問題，再來決定該怎麼做。 ● 不靠記憶，只靠記錄 人的記憶力是不可能贏過電腦的。將事情記下來。至於腦袋，只用於思考。 ● 不知道的事，就要問 要向比自己優秀的人學習。只要有不懂的事，盡量向有經驗的人請教吧！ ● 以時薪的觀念來看待自己的時間 上天平等地賜給每個人時間。只要懂得利用時間，成果自然就會不同。 ● 模仿成功者 模仿成功者，絕對比獨力摸索還來得快。丟掉自尊心，一次又一次的模仿吧！ ● 創造自己的「模式」 如果不想一輩子被別人所建立的架構束縛住，就該決定自己的行動規則。

建立工作上的標準化作業，絕對是提升工作效率的最大關鍵。 誠如《提早6小時下班的工作術》書中所言，標準化的工作下，無論何時或何人，都能呈現出相同的成果，甚至用最少的時間和勞力，創造出最大的效益。 如果，你也想下班後去吃牛排、看電影，打破「工作時間」就等於「業務績效」的夢魘，享受準時下班的樂趣，就快閱讀本書，讓自己擁有「下班準、樂很大」的快感！ ──王品集團董事長 戴勝益 孫子兵法有云：「上兵伐謀」，在工作領域也是一樣，若能妥善將自己的工作分類，並建立自己的工作架構，在處理工作時必定能獲得更高的效率。 終日操煩並非上策，智慧工作才能事半功倍。 本書所提出的觀點實用可行，對每日窮忙之上班族當有一定助益。樂以推薦，並希望從此大家都能樂於工作。 ──政治大學教育學系教授 秦夢群

推薦序　工作時間不等於業務績效　　戴勝益 推薦序　工作就是要事半功倍　　秦夢群 前言 PART 1 架構會改變你的工作 STAGE 01 為什麼架構是必要的？ ．案例1 高明廚師的美味漢堡肉 ．案例2 將事情完全交由優秀的人處理，真的好嗎？ ．案例3 你認為自己長時間工作，很厲害嗎？ ．個人的才能和努力，有著無法跨越的一道牆 ．無論是誰、無論何時、無論做幾次，都可以獲得相同的成果 ．成功的商業人士都懂得建立架構 STAGE 02 需要架構化的工作與不需要架構化的工作 ．「作業型」與「思考型」 ．「怕麻煩」的種類 ．需要用頭腦思考的工作，應該多花些時間和勞力 ．需要溝通的工作，也能建立架構 STAGE 03 為自己的工作建立架構 ．將成功的體驗架構化 ．將例行公事架構化 ．要如何有效的運用時間，是商業人士永遠的課題 ．靠架構讓日常工作變得更有效率 ．跳脫「工作時間等於業績」的狀況 ．建立架構，是在為自己將來的時間做投資 ．正因為忙碌，所以才有成長的機會 STAGE 04 運用架構來領導團隊 ．管理者所需要的架構 ．新人和年輕的商業人士，應該去模仿成功者 ．如果覺得窒礙難行，首先應該重新審視架構 ．失敗經驗也可以架構化 ．建立一套「可以確實執行架構」的架構 STAGE 05 建立可以長久維持的架構 ．重點在於，不需要堅強的意志力也能長久持續 ．持之以恆的竅門1　訂定小目標 ．持之以恆的竅門2　借助別人的力量 STAGE 06 架構工作術的三個黃金原則 ．原則1 不依賴才能 ．原則 2 不依賴意志力 ．原則 3 不依賴記憶力 PART 2 讓作業型工作徹底的效率化 STAGE 01 徹底活用檢查表 ．作業型工作要以機械化作業的模式來處理 STAGE 02 將工作的內容和程序轉化為檢查表 ．讓檢查表具備實用性的四個訣竅 ．例行性工作，在第一次執行時便製作出檢查表 ．任何事情都做成檢查表 ．改良和建立同樣重要 PART 3 統一管理所有工作項目 STAGE 01 掌握資料管理的基本原則 ．為什麼要統一管理？ ．統一管理的竅門1 從頭到尾只使用一部電腦 ．統一管理的竅門2 什麼東西都丟進去 ．統一管理的竅門3 不要把資料夾分得太細 ．統一管理的竅門4 用一定的規則來建立檔案名稱 ．統一管理的竅門5 建立一個「其他」資料夾 ．統一管理的竅門6 將備份的動作架構化 STAGE 02 利用待辦事項清單，統一管理所有工作檔案 ．活用電腦的工作管理功能 ．要毫不猶豫的將所有東西都丟進清單中 ．把新點子和備忘筆記以電子郵件寄給自己 ．目標管理和幹勁的維持也都可以架構化 STAGE 03 「不要思考」的工作術，讓原本要花一天的工作時間縮短為兩小時！ ．不需設定優先順序，從最輕鬆的工作開始，一鼓作氣處理掉 ．在早上處理完所有作業型的工作 ．當天沒處理完的工作該怎麼辦？ STAGE 04 為電子郵件的處理建立架構 ．電子郵件的規則1 當場回信 ．電子郵件的規則2 判斷的時間不超過五秒 ．電子郵件的規則3 文章必須在二十行之內結束 ．電子郵件的規則4 準備兩個以上的選項 ．電子郵件的規則5　二十四小時原則 STAGE 05 將情報收集也架構化 ．基本原則是：「讓自己變成接收者」和「不要阻擋資訊進來」 PART 4 架構化工作者的七種好習慣 ．追求輕鬆 ．簡單化思考 ．不靠記憶，只靠記錄 ．不知道的事，就要問 ．以時薪的觀念來看待自己的時間 ．模仿成功者 ．創造自己的「模式」 PART 5 架構工作術的目標 ．架構化所帶來的效益將高達百倍 ．建立架構的第一步，就是將它寫下來 ．貼近問題本質的架構工作術 ．架構化之後，腦袋就會永遠保持清爽 ．將自己的財富也架構化 後記

前言 ．每天被工作壓得喘不過氣。 ．重要的工作一直無法著手進行。 ．屬下不遵照決定好的規則做事。 ．無法擁有自己的時間。 回顧一下每天的工作，你有這樣的感覺嗎？ 事實上，在七年前，我也面臨過這些問題。 當時的我經營了三家公司，每天獨自做著三個人也做不完的工作。 即便我從早上六點開始工作到晚上十二點多，不做不行的工作依然每天不斷的增加。 最後我的身體終於支撐不了，病倒了。 「哪時才能輕鬆呢……」 即使工作量多到數不清，我還是抽空思考以下這些問題： ．要怎麼做，工作才能既有效率又輕鬆呢？ ．好想只做愉快的工作。 ．希望把工作交由屬下來做，也能有同樣的成果。 ．希望有空閒的時間可以進修，讓自己成長。 想了很久之後，我決定為自己的建立「架構」。 因為被工作壓得喘不過氣，導致身體狀況變差，我才有了危機意識，決定要將工作「架構化」。 實際嘗試之後，工作確實變得輕鬆，而且公司也更加上軌道了。 現在，我經營著財務教育、商標、不動產、資訊科技、咖啡廳等五家企業。 而且一年閱讀三百本以上的書。 原本三個人來做也做不完的工作，現在我只需兩小時即可處理完畢。 為了進修，我去學校上課、參加研討會，學習英語會話和高爾夫球等。 也能挪出時間，每個月到海外做觀摩旅行或演講。 在我經營的公司裡，每天的例行公事都按照一定的程序來處理。 公司的職員們也都能各自管理好自己的工作，即使是剛進公司的職員也能立即上手。 公司的收入和獲利也持續增加中。 ．只要有了架構，無論是誰來做，都能有相同的成果 架構就是，「無論是誰、無論何時、無論做幾次，都能獲得相同成果的一套系統」。 這套架構工作術，和才能或意志力完全沒有關係；和你或你屬下的學歷、性別也沒有關係。 就算你是怕麻煩的人、無法集中注意力的人，那也沒關係。 當然也不需要花到半毛錢。 所謂的架構，就是只要照著一定的規則來走，無論是誰來做都可以獲得相同成果的技巧。 ．把自己架構化的好處 我每天的行程，還有我目前經營的公司，可以說是完全照著架構在運作的。 把自己、公司和業務架構化的好處，就是任何人都能獲得穩定的工作成果。 公司可以因而更加安定，職員也能放心的為公司奮鬥。 一家公司如果沒有架構，老闆或上司每天為了生意、資金而東奔西走，員工也會沒有辦法好好安心工作。 於是員工會開始找尋下一個職場，滿腦子只想著工作之外的事情。 公司就逐漸陷入無法成長的狀況。 這時我們該採取什麼樣的實際行動呢？ 在本書裡，我將毫不吝嗇的傳授給各位一套具有實際效用的架構工作術。 本書的目的說穿了就是： 「讓你立刻學會架構化的竅門，使你的工作變輕鬆。」 在PART1裡，我將告訴你架構是什麼。 另外，我也會告訴你架構化對於哪些工作特別有效果。 在PART2裡，我將介紹能徹底讓工作變得有效率的架構化工具。 我會以我實際使用的表格來當範例，說明即使是新進職員也能做出相同成果的技巧。 在PART3裡，我將告訴你如何讓自己按照架構來行動。 自從採用了這個方法，以往需要花費一天的例行公事，如今我可以在兩小時內完成。 在PART4裡，我將告訴你擁有架構概念的人所具備的七種習慣。 在PART5裡，我要與你分享使用架構工作術之後所獲得的無壓力生活，以及工作變得更加愉快的感覺。 還有我因為把工作架構化的關係，而獲得了「有意義的時間」的故事。 這本書裡所介紹的都是我實際使用過的技巧，請你一定要試試看。 把你的工作架構化，讓架構為你實現目標。 若這本書能幫助你成長，將我是最大的榮幸。 工作時間不等於業務績效 ──王品集團董事長　戴勝益 王品牛排有一道非常受歡迎的菜色──「蔬菜沙拉棒」，十餘年來未曾更換過，青脆爽口的蔬菜棒，支支都是「16公分×1公分×1公分」，沒有例外！ 這些蔬菜棒如何做到「整齊劃一」的地步呢？ 憑藉的正是切蔬菜的「亞克力棒」。它能控制產品的標準化，因此，任何一個人使用，都不會發生「凸鎚」的情況！ 如果我們只是口頭上要求蔬菜棒的規格，而沒有統一的標準器具，廚師們會根據自己的感覺和經驗來處理，切出來的蔬菜棒必定是「支」離破碎、長短不一。 因此，建立工作上的標準化作業，絕對是提升工作效率的最大關鍵。 誠如《提早6小時下班的工作術》書中所言，標準化的工作下，無論何時或何人，都能呈現出相同的成果，甚至用最少的時間和勞力，創造出最大的效益。 如果，你也想下班後去吃牛排、看電影，打破「工作時間」就等於「業務績效」的夢魘，享受準時下班的樂趣，就快閱讀本書，讓自己擁有「下班準、樂很大」的快感！ 工作就是要事半功倍 ──政治大學教育學系教授　秦夢群 現代社會環境變遷劇烈，工作職場也是瞬息萬變，失業的人壓力大，有工作的人更是戰戰兢兢。在這樣的環境下，許多人為了完成工作，必須不停加班而身心俱疲。 然而，許多成功的企業工作者卻指出，他們不僅能在同樣的時間中，完成比他人多好幾倍的任務，甚至能提早下班。最重要的是，工作之績效絕不打折，此中竅門值得玩味。 本書作者便是最好的範例，早年身為三家公司的經營者，過著夜以繼日，絲毫沒有喘息的生活。直到有一天終於病倒，才開始深思過往的工作方法是否可以改變。於是他開始為工作建立「架構」。時至今日，已成為五家企業的經營者，不僅在兩個小時內可完成三人份的工作，更同時利用節省的時間進行進修、閱讀及休閒，而本書就是作者最引以為傲的「工作術」。 本書共分五大部分，第一部分是「架構會改變你的工作」，其中作者將工作類型分為需要架構化的「作業型」工作，與不需要架構化「思考型」工作，並鼓勵讀者為自己的工作建立架構以有效利用時間；第二部分為「讓作業型工作徹底的效率化」，而方法就是將工作的內容和程序轉化為檢查表，並活用它；第三部分則是「統一管理所有工作項目」，內容包括如何進行資料管理、建立處理電子郵件的架構及利用待辦事項清單；而第四部分為「架構化工作者的七種好習慣」，作者提出七項工作習慣，如不靠記憶，只靠記錄，以及模仿成功者等，相信對讀者相當具有啟發性；最後一部分則是「架構工作術的目標」，作者認為架構化所帶來的效益將高達百倍，且是為未來的工作及時間進行投資。 《孫子兵法》有云：「上兵伐謀」，在工作領域也是一樣，若能妥善將自己的工作分類，並建立自己的工作架構，在處理工作時必定能獲得更高的效率。 終日操煩並非上策，智慧工作才能事半功倍。 本書所提出的觀點實用可行，對每日窮忙之上班族當有一定助益。樂以推薦，並希望從此大家都能樂於工作。

STAGE 01 為什麼架構是必要的？ ．案例1 高明廚師的美味漢堡肉 在某條街上，有一家能做出美味漢堡的餐廳，店名是「Big」。這家店位在住宅區裡的街道上，店面狹小到只能擠進十多個客人。 這家店裡有一位相當厲害的廚師，只要他一展身手，就可以將漢堡肉煎得內層多汁，表面香而微焦。這般的美食，像我這樣的門外漢，在家裡是再怎麼做也沒辦法做出來的。 Big這家店除了這位高明廚師之外，還有一名年輕的廚師。這兩名廚師會輪班負責廚房裡的料理工作，但年輕廚師所做的漢堡肉，沒辦法像高明廚師做出來的那麼好吃。雖然高明廚師有時會指導他，但他的手藝就是沒辦法達到相同的境界。 除了廚師之外，還有幾名打工性質的店員，以排班的方式負責外場的工作。這裡頭雖然有著服務周到、善於招呼客人的老手，但也有些店員不是會忘記倒水，就是先把食物端給晚來的客人，各個店員之間，招呼客人的能力有著相當大的差異。雖然當店長發現店員的疏失時，會提醒他們注意，但基本上是放任這些店員憑自己的感覺做事。 高明廚師的所做漢堡很受好評， Big這家店的生意還算興隆。但是依現況來看，要擴大店鋪規模或開新的分店，卻是有難度的。 另一方面，在同一條街上靠近車站的地方，有一間連鎖式餐廳，店名叫「Kitchen Smart」。 Kitchen Smart裡並沒有手藝高明的廚師。不僅如此，負責烹飪的還是以工讀生為主，因此漢堡的味道也沒有像高明廚師所做的那麼美味。 但是這家店為了能讓每個站上料理台的人做出來味道都相同，編製了作業手冊。負責烹飪的工讀生也都確實的接受研習，學會烹煮的順序與訣竅。 負責外場的工作人員也同樣有一份作業手冊，所以除了一些對待客人特別親切的店員之外，其他工讀生大部分也都是手腳俐落的來回走動著。 Kitchen Smart的分店，在附近的區域越開越多。 關於這兩家餐廳，大家有什麼樣的看法呢？ 「Big這家店太可惜了，如果能在指導上多用點心就好了。」 或許有些人會這麼想。 如果是美食家，則可能會這麼說： 「我還是想吃吃看高明廚師的漢堡，畢竟連鎖餐廳的味道好不到哪裡去。」 我也是個美食愛好者，所以這種心情我能理解。但是，「想去一次看看」的想法，和之後是否會「想再去一次」，或是「下次要帶同事或朋友一起去」的想法，卻是兩回事。 其實，這件事還有後續發展。Big的高明廚師在沒多久之後，就跳槽到Kitchen Smart了。 這個社會是現實的，沒多久後，客人自然就漸漸遠離了Big，最後Big變成了一家門可羅雀的餐廳。而另一方面，在Kitchen Smart餐廳這邊，店方簡化了高明廚師製作漢堡的方法，讓它成為即使是工讀生也能做得出來的簡單料理。於是「高明廚師的美味漢堡」成了所有分店的標準餐點之一。現在這道料理已經是Kitchen Smart極受歡迎的餐點了。 商業行為就是這麼殘酷，對吧。 ．案例2 將事情完全交由優秀的人處理，真的好嗎？ 接著，是實際發生在我父母親身上的事。 當年我父親是做生意的，而我的母親則協助著父親。母親原本就從事經常接觸數字的工作，特別是關於財務、會計的實務，母親都能充分掌握，而且做得有聲有色。 母親相當健康且有朝氣。但是有一天，當她一如往常在泳池游泳的時候，突然發生腦出血。母親被送往醫院後，一直沒有恢復意識，兩週後就這麼過世了。 對於母親的死，父親根本沒有時間悲傷，因為後頭還有極大的現實問題在等著他去面對。那就是：他完全不曉得財務管理是怎麼運作的。 「金錢是如何運轉的呢？」 「要在何時、何地、基於什麼理由，支付多少錢呢？」 這些事情完全只存在於母親的頭腦中。結論就是，父親的事業太過於依賴母親的能力了。 收據、帳簿雖然都還留著，但是光靠這些資料，其他人很難馬上接手處理。最後只好由我來幫忙父親，全面釐清帳簿的管理狀況與業務流程。也多虧會計師朋友們的鼎力相助，最後費了好大一番功夫才完成。 人世無常，任誰都不知道自己會不會突然因為某種理由，例如生病、離職或是私人因素，而沒辦法再繼續工作下去。像這種時候，一旦負責的人離開工作崗位，導致後續的工作無法順利進行，將是非常麻煩的一件事。 父親的事業的問題點，就在於他太過於依賴有會計經驗的母親，而沒有建立一套「架構」，能夠在事情發生時，立刻接手相關業務。這個部分，可以說和剛剛Big餐廳的情況如出一轍。 ．案例3 你認為自己長時間工作，很厲害嗎？ 七年前的我，把太多「經營者該做的事情」攬在身上，所以每天都從早上六點工作到晚上十二點。 我每天都會進公司，在如山的文件上用印，並且指示負責人員該怎麼做。如果這時候有職員來請示某項業務的執行方針，我就得鉅細靡遺的指導他們；如果有客戶來詢問金錢往來的相關問題時，我又慌慌張張的拿起帳簿來核對；若是哪裡發生問題，還要親自趕到現場去處理…… 這樣一天下來，當然會感到全身疲累。但是，要是我病倒或休息的話，所有的工作都會就此停擺。一想到這點，我只能不斷的努力支撐下去。 如今回想起來，當時我心裡一定是認為「自己長時間工作很厲害」吧。 但是有一天，我突然警覺到，光是做目前的工作，就已經占滿了我所有時間，這樣子根本沒辦法跨足新的領域。而且也沒有時間思考職員的教育訓練、公司的經營方針和策略。再這麼下去的話，不久的將來，無論是公司或者我自己，都將陷入泥淖。 因為這樣的危機意識，我決定要改變自己的工作模式。 之後，我每天六點起床，在八點左右完成當天必須完成的事務性工作。接著到午餐前的幾個小時，就是「自我進修的時間」，我學習金融方面的知識、上英語會話課、上健身房、閱讀關於投資的書籍或商業書籍等等。午餐和下午的時間，我有時會去拜訪優秀的經營者或投資理財專家，不然就是把時間花在仔細構思新事業的點子上。 到了晚上，我有時會以經營者的身分去交際應酬，有時會參加宴會或出席一些聚會；但是除了這些日子之外，我都會在每天晚上六點前回到家，享受自己的私人時間。 最近我每個月還會去國外演講或考察。在我出差的期間，公司基本上是交代給職員來負責的。舉例來說，前陣子，我出差到美國三週左右，即使我不在公司，每天的事務處理依然沒有問題。 以前的我，就像不停的踩著腳踏車的踏板前進，只要一停下來就會倒下，每天都在擔心眼前的工作，根本沒有時間思考將來的事情。 而現在的我，不僅可以從容的完成工作，還能確保有充分的自由時間，可以投資在自己和公司的將來上。 造成這兩者差異的關鍵點，到底是什麼呢？ 或許有人會認為我說得太理想化了。但，以上都是真實的故事。 或許也有人會說：「那是擁有特別才能和意志力的人才能做到的事，像我這種人是沒有辦法的。」 但是，不是我要自我貶低，我沒有什麼了不起的才能，做事也常常抓不到要領。我不但沒有強烈的意志力和毅力，就連專注力也是毫無自信。自己沒興趣的工作，常常被我丟在一旁不管。如果被問到自己算是勤勞者還是懶惰者，我的答案肯定是後者。 但是，正因為我是懶惰者，所以當我每天被工作壓得喘不過氣來的時候，我開始想要改變。 而我想到的解決辦法，就是替自己建立一套架構。