一看就懂的會議圖表記錄術！

～一張圖，解決一切溝通難題！～ 事情越散亂，越要用圖表「化繁為簡」！ 與會人越多，越要用圖表「凝聚焦點」！ 點子越豐富，越要用圖表「彙整意見」！ 　　◆◆混沌不明、沒有結論的會議，就靠圖表記錄來改變◆◆ 　　開會時，大家是否常常遇到以下的狀況： 　　✗談話內容散亂，大家自顧自地發言 　　✗因為覺得問題很複雜而停止思考 　　✗討論越來越偏離正題，或變得偏激 　　✗害怕跟別人的意見不同而不敢說話 　　本書的重點，就是要靠【繪製圖表】，突破會議中常見的窘境！ 　　圖表有２個強大的特性： 　　特性①：一覽無遺，只看一眼就能瞬間掌握到事件整體樣貌。 　　特性②：能強化事件發展脈絡，讓事物的複雜關連性變明確。 　　對於【討論型會議】而言，簡明清晰的圖表，能夠發揮以下作用： 　　➙把散亂的內容集中至一處。 　　➙分析現有的問題，再重新定義課題。 　　➙所有人朝一致的方向前進。 　　對【發表型會議】來說，使用圖表，也有意想不到的效果： 　　效果①：【聽眾】能更深入瞭解內容。 　　效果②：【講者】能將觀念表達清楚，消弭誤解。 　　效果③：會議結束後，可分享給【第三者】，喚起更多人的興趣。 　　圖表最重要的目的，就是在開會前後發揮威力： 　　✓組織、澄清論點 　　✓釐清事件發展脈絡 　　✓提升會議效率，縮短會議時間 　　◆◆透過練習，快速「把語言翻譯成圖表」◆◆ 　　在了解圖表的使用時機後， 　　第二章會引導讀者，嘗試把複雜的事件用圖表整理成一張紙， 　　並慢慢進階到能配合會議目的，編排出適當的圖像。 　　階段①：條列 　　抓到主要的關鍵字，滴水不漏地用文字排列出來。 　　階段②：做記號 　　標出相似的話題或重要的部分，用顏色或形狀做出記號。 　　階段③：歸納 　　為了視覺上看得出分類，要花些巧思將相似的話題寫在一起。 　　階段④：結構 　　活用適當的結構將複雜抽象的概念圖示出來。 　　．用黑色畫出【事實】：用圖案和箭頭畫出這個專案裡有哪些人存在，釐清事實。 　　．用紅色畫出【課題】：以相關事實為底，把現在大家討論的問題，畫出來。 　　．用藍色畫出【理想】：用藍色畫出要怎麼做才能解決問題。 　　1發言的量多少就留多少空間 　　2將發生的事情按照時間順序排列 　　3將話題的相對位置關係用地圖表示出來 　　4做成表，填滿空白處 　　5用箭頭表示出關聯性 　　6用形狀表示優先順序 　　在迷宮般地討論和對話中，圖表是找出正確解答的導航系統。 　　無論要解決問題、做決策，畫張圖表，都能讓你的工作抄捷徑！ 本書特色 　　◎訓練大家快速「把語言翻譯成圖表」的技術！ 　　◎示範圖表適當使用時機，突破討論、決策遇上的困境！ 　　◎提出各類練習題，配合使用目的，編排出適當的圖像！

　　◎SmartM世紀智庫執行長 許景泰 　　◎台灣菲斯特簡報教練 林長揚 　　◎簡報奉行創辦人 RainDog 雨狗 　　◎筆記女王 Ada

．INTRODUCTION　 圖像記錄是什麼？ ．Ｑ１圖像記錄人員是做什麼工作的人呢？ ．Ｑ２為什麼要運用「圖像」呢？ ．Ｑ３運用圖像會有什麼樣的效果？ ．Ｑ４參與會議的人有什麼改變？ ．Ｑ５為什麼這個時代需要圖像記錄人員呢？ ．Ｑ６圖像能在哪些場合使用呢？ ．Ｑ７圖像引導員和圖像記錄人員有什麼不同？ ．Ｑ８記錄圖像前要先做什麼事呢？ ．STAGE 1　試著把短文改成圖像 ．為了把詞彙翻譯成圖像，希望大家先知道的觀念 ．把事實和感情這兩個資訊用圖像畫出來 ．fact-1　誰和誰在做什麼？（Who / What） ．fact-2　相差多少？（How much） ．fact-3　什麼時候有什麼？（When） ．fact-4　事情如何發展？（How） ．fact-5　在什麼位置說話呢？（Where） ．emotion-1　採取什麼行動？（Do） ．emotion-2　呈現出什麼表情？（Face） ．emotion-3　表達什麼內容呢？（Say） ．STAGE 2　試著把整件事用圖像整理在一張紙上 ．圖像記錄由三個部分組成 ．試著觀察並分解圖像記錄 ．描繪出讓人不自覺就會被吸引的標題 ．將零散的話題整理成一組話題組 ．依照狀況，編排話題組 ．把各話題組並排起來，做成故事情節 ．為了讓故事線更容易理解，活用箭頭和分隔線 ．變得能自由自在做出各種故事情節吧 ．試著把ＴＥＤ影片上的演講內容翻譯成圖像 ．事例介紹 ．從筆記本移動牆壁 ．STAGE 3　用圖像記錄解決課題 ．會議中的圖像記錄 ．會議的三個階段 ．Aggregation：把散亂的內容集中至一處 ．Reframing：消弭偏頗的討論內容 ．Collaboration：共享每個人不同的想法 ．為了更進步，要怎麼做？ ．APPENDIX ．試著配合現場的目的，編排圖像記錄 ．活動和研討會前的三個準備 ．活動和研討會的三個效果 ．事例介紹 ．結語：今後的圖像記錄人員

前言 　　初次見面，我是清水淳子，我邊在公司裡擔任UX設計師，邊不斷精進研究實踐「圖像記錄」的手法，這是種用紙和筆，把人們的對話或會議內容轉換成具體圖像的手法。之所以開始這樣的手法，是起因於某個專案的小會議。 　　那場會議聚集了眾多不同背景的人，大家專業、立場、經驗都不同，在那當中，我想用語言表達我對那個專案的想法，但無法傳達得很正確，整個交談非常不得要領，讓現場氣氛變得很差。我對此氣氛感到慌張，遂想出一個苦肉計，即不用「言語」，而是用「圖像」來和大家溝通——把大家講的內容轉換成具體的圖像。試著把現在自己想說的事藉由圖像，邊詢問大家的意見邊說明，最後順利化解了沉重的氣氛，並讓不同背景的成員視線、思考和心思結合起來。 　　因有了那次的經驗，我開始對在眾多人聚集的複雜狀況中，將「會議內容」轉換成「具體圖像」的效果產生了興趣。這種手法乍看之下很粗糙，不過我認為值得找出它的意義，我以工作場所．東京為舞台，結合設計專業，開始了名為「東京圖像記錄人員」的活動。剛開始，我不分晝夜主動到東京舉辦各種研討會和集會，將藝術或技術等話題整理成圖像，再把這些成果寫成報導，終於有各種機構來向我詢問「將會議內容轉換成具體的圖像」的相關事項。 　　委託者的身分也很多樣，有領導整個組織的領導人、業務、企劃人員、設計師、工程師、學生、經營者等，他們的立場、年齡、組織規模、事業領域和願景都不同，不過有個共通點，那就是大家都有種「危機感」，認為用以往的做法，無法解決自己遇到的課題，雖然想要打破既有的結構和組織間的隔閡，但又害怕在討論或對話過程中產生衝突，而讓討論停滯——這是大家共通的煩惱。我身為「圖像記錄人員」，實際配合他們當時的課題，利用圖像記錄讓他們溝通，並持續研究其效果。 　　這些活動的成果，讓我清楚感受到圖像記錄是個能夠消弭會議歧見的強力手法。為了開拓未來，大家必須在會議上自由發言，但諷刺的是，這也可能造成激烈的衝突，讓大家不願再一起思考，甚至造成專案停擺。可是，用圖像記錄，將散亂無章的論點和觀點整理在一面白板上的話，無論成員或環境多不穩定，都能掌握內容，舒適地對話。 　　在我持續研究與執行「圖像化會議」的過程中，遇到了各式各樣的人和書籍，讓我學到關於這個手法的歷史和背景，也瞭解全世界都有人致力在「不用語言，而用圖像進行討論或對話」的研究，據說最早起源於1970年代，以美國西岸為中心，居民參與的社區聚會和非營利組織的討論會中，就使用了這個手法。The Grove Consultants International公司的大衛．斯貝特、丹尼爾寫的《視覺會議──激發出意料之外的想法和成果的「團隊會議」術》這本書裡，就試著要把視覺會議裡的效果整合成一個系統，此外，2006年在日本出版的《簡易圖像──讓討論內容「具象化」的方法》裡，把利用文字和圖形，簡單地將討論的內容畫在白板或紙上定義為「簡易圖像(Facilitation Graphics)」，並詳細解說。而且現在出現了一些顧問公司及設計公司，他們有提供將溝通過程用圖像呈現的服務，例如Image Think公司、Sketch Post公司等。SXSW和世界經濟論壇等世界級的公開場合上，也頻繁地使用即時畫出圖像的會議技巧。 　　在深入瞭解各領域的繪圖手法這過程中，我感受到我本身實踐的手法有其獨特性。在日本的會議上有個潛規則，即主掌會議進行的主席多由年長者擔綱，無論其他人多會掌控會議程序，也難以打破這樣的潛規則。此外，我也覺得好像只要一明說「有人主控」，全體人員就會像是抓到浮木般鬆懈，停止思考。而且，為了解決課題而出頭的人會受到過多的注目，並被委與過多的責任。可是另一方面，關於「會議記錄」這件事，日本又存在著善意寬容的氛圍，認為文書記錄是新人該做的練習。不過我也發現，當我使用圖像討論時，無意間突破了這樣的瓶頸——默默地用圖像做出當場的記錄，順利解決了當場的問題。並不是我出頭，而是我邊融入當時的氛圍，一邊記錄，一邊消弭歧見，讓團隊往前進。圖像記錄並非從國外強借的手法，而是以不違背東方文化的方式導入的，於是讓我興起把這個手法整理成這本書的想法。 　　這本書的目標是打破年功序列的思維、多一事不如少一事的態度、沒人願意負責的窘境，避免讓會議呈現消極或停滯不前的狀態，無論會議中雙方處於多麼困難尷尬的關係，大家也會不放棄地持續思考。現在這個瞬間，日本也正進行著數萬場無結論的會議，只要能藉由圖像做成的記錄讓大家積極思考、積極對話的話，整個世界就會漸漸改變。我抱著這樣的想法，將這本書交到大家手中。雖然這是個由我個人某天的專案發展而成的手法，不過如果能幫助您渡過瞬息萬變的二十一世紀的話，我將感到萬分榮幸。