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Description
内容简介
四度榮獲日本最大人資企業瑞可利 年度全國頂尖業務員、頂尖經理人 ◎都要下班了,主管偏偏5分鐘前跑來說這是急件,要馬上處理…… ◎客戶想到什麼就改什麼,不一次把話說完,幾乎要隨時待命等他修改。 ◎某同事,一點小事也要抓著你問意見,又三心二意,自己做不了決定。 ◎配合的廠商動不動就說要開線上會議、凡事都一定要見面談。 你的工作疲勞, 90%都來自這些不須馬上處理的空轉地雷! 怎麼避免?日本目前最盛行 「不空轉——工作時間不被別人亂入」的工作省時術! 作者伊庭正康,是日本各大企業指定的培訓講師, 曾任職於日本人力資源公司瑞可利,從基層業務一路做到主管、經理、代表董事, 在不加班的前提下,拿過4次全國業務冠軍、頂尖經理人。 之後,他自己成立培訓公司, 以「不空轉的工作省時術」,每年吸引200場企業開課,學員回流率超過90%。 他說,省時,不是提升效率、時間變短,而是工作不空轉; 不再因主管或客戶的一句「這份資料我急著要」、「有件事想請教,我們談一下」、 「我很急,你可以先給我那份資料嗎?」,就打亂你的行程或計畫。 ◎你的疲勞,90%來自「馬上做」的空轉 老打亂你的工作節奏、要你馬上處理的主管、同事、客戶,怎麼應對? 本書提供8種情境對話示範,一秒擋掉不必要的工作。 再搭配ECRS分析法,找出只會讓你累、不會更快的無效動作, 讓你不再只是看起來很努力。 ◎準時下班的人,都很懂得「請求支援」 哪些事你該自己做,哪些該找人幫? 作者有明確的「70分主義」判斷標準,讓別人主動樂意幫忙。 但事成後要主動回報,並即時表達感謝,不然,連好朋友也會變敵人。 怎麼樣才能又拜託別人做事,又能掌控進度?給對方期限? 試試軟銀創辦人孫正義也在用的「錨定效應」。 你好不容易鼓起勇氣開口拜託,對方卻拒絕了, 只要反問一句:「怎麼了嗎?」就能化解尷尬。 ◎一天當中,你開了多少無效會議? 開完會,不代表大家就能有共識, 所以最好在開會前,彼此先確認討論的底線,這樣什麼事都好談。 萬一大家僵持不下?「先做看看再說」,就是最好的說服。 還有,寫報告要先擬架構,然後找主管問清楚,不要邊想邊寫,以免重做。 報告裡面一定要提到3個「不」:我的案子能解決哪些不安、不滿、不便, 再給主管最關心的3個數字:過去、現在、未來, 保證一次過關,不做白工。 一聽到急件,你就馬上做?難怪事情越積越多。 你該提升的不是效率,而是抓出哪些事老讓你做白工,然後不做!
伊庭正康 RASISA LAB公司代表董事。 1991年進入瑞可利(Recruit)集團,被分派到求才事業部擔任業務。四度獲得年度全國頂尖業務員、頂尖經理人獎,累計接受表揚超過40次。之後,歷任業務經理、關係企業From A Career的代表董事。 2011年成立培訓公司RASISA LAB,針對業務技巧及領導能力相關主題,每年舉辦200場以上的講座,學員回流率超過90%,亦經常獲邀《日本經濟新聞》、《日經商業》、《The 21》等財經報章雜誌訪問。同時,也在全球線上知名學習平臺「Udemy」,開設推銷、領導、時間管理等相關課程。 近期著有《當責主管就是要做這些事》、《能幹的業務就是要做這些事》(以上皆為PHP研究所出版)、《高竿主管的向下管理》、《要達成目標的領導者絕對不做這些事》(以上皆為日本實業出版社出版)等書。
黃雅慧 旅日兼職譯者。筆譯與口譯經歷長達二十餘年。因工作關係,初期以化工或電機等技研資料為主。其後改以書籍為重心,範疇涵蓋企管、心理、醫學與社會等議題。 近期譯作:《商業人士必備的紅酒素養2》、《對管理發起挑戰》(第24屆金書獎得獎書單)(以上皆為大是文化出版)。
各界推荐
時間管理講師/張永錫 聲音表達講師、作家/林依柔
目录
推薦序一 工作省時術,讓你從社畜到人生勝利組/張永錫 推薦序二 不上班、只工作,就從不空轉開始!/林依柔 前言 不加班前提下,我拿過4次全國業務冠軍 第1章 你的疲勞,90%來自空轉 1.一忙就出錯?代表你的專業還不夠 2.我用三分法,刪除不必要的工作 3.憑「感覺」,最浪費時間 4.ECRS分析法,找出無效動作 5.四象限法則,我把時間花在第2象限 6.先做急件,難怪你一直空轉 7.不立刻回信的人,最容易加班 8.同事或客戶的無理要求,怎麼回絕? 9.你的疲勞,90%來自滑手機 第2章 不被別人亂入的省時工作技巧 10.若則計畫法,執行力兩倍增 11.條列式風險控管,不再想東想西 12.做事拖拉?先減少「準備」 13.老被安插急件?排滿3週後的行程 14.規畫5大資產,拒絕人生空轉 15.無法立刻回覆的事,先給對方期限 16.瑣事不立刻做,就會加班 17.從擺爛到高效,我靠正念冥想 18.第一時間向主管反應,是職場保命符 19.跟上級的回報方式要因急迫程度而異 第3章 職場鐵規則:最快拿出成果的人贏 20.你不能只是看起來很努力 21.決策就是,先決定不做什麼 22.以量取勝,等於沒效率 23.透過矩陣圖,我只做重要的工作 24.活路,都是從死路找出來的 25.什麼都想贏,你就會輸 26.一個好決策,至少有3個選項 27.做不了決定,先寫評估標準 28.上班族也能用的內部精實創業 29.工作也得斷捨離 30.創意的捷徑:「這樣調整一下會怎樣?」 31.最快的學習法:教會別人 32.空檔時間,你都做些什麼? 33.高效人士這樣活用一分鐘空檔 第4章 省時來自專注,大人比小孩更需要 34.一直分心,難怪你時間不夠用 35.注意力控管,大人比小孩更需要 36.手機放桌上,人就會忍不住分心 37.沒有截止期限,待辦事項等於寫好看的 38.番茄工作法:25分鐘,打造最強專注力 39.周圍稍微吵雜,精神更集中 40.找一把符合人體工學的椅子 41.最強集中力:心流狀態 42.「TKK法則」,再無聊的工作也能秒殺 第5章 一次就過關的省時寫作技巧 43.秒速技!不寫,用「唸」的 44.一張圖表,讓你少寫10行廢文 45.使用者造詞,一鍵就完成 46.用Google雲端取代附件檔案 47.PREP架構,商業寫作不卡關 48.要條列,不要寫作文 49.先擬架構,不要邊寫邊想 50.先找主管問清楚方向,以免重做 51.一秒抓出錯字的技巧 第6章 準時下班的人,都很會「請求支援」 52.成為一個懂得求援的人 53.哪些事該找人做?自己不動手也不影響成果 54.主管不是神,不可能馬上給你答案 55.你得先幫別人,別人才會幫你 56.事成之後不回報,朋友也會變敵人 57.軟銀創辦人孫正義也在用的「錨定效應」 58.別讓別人的工作塞滿你的行程 59.3秒就拉攏人心的魔法用字 60.70分主義,別人會更樂意幫你 61.被拒絕時不用尷尬,反問:「怎麼了嗎?」 62.沒有及時表達謝意,對方下次就不會理你 第7章 提案老被打槍?因為你搞錯溝通對象 63.沒有內部溝通,99%會卡關 64.一家公司,通常有三號關鍵人物 65.怎麼說服?要講到讓對方不好意思 66.反對意見,越多越好 67.3步驟,我把質疑變信賴 68.提案的殺手鐧:「本公司營運方針……」 69.怎麼寫企劃?先搞定3個「不」 70.主管只看這3個數字 71.回話最高藝術:最後10分鐘,什麼都不要說 第8章 一天當中,你開了多少無效會議? 72.開完會,不代表有共識 73.先確認底線,什麼事都好談 74.開會前就要求大家先看資料 75.任何報告一張A4就夠了 76.會議室要擺計時器,預防時間失控 77.開會人數最多7人 78.少數服從多數,最容易做出錯誤決策 79.先做再說,就是最好的說服 80.小心集體迷思的溝通陷阱 結語 效率越好的人,越容易做到死 參考資料
序/导读
推薦序一 工作省時術,讓你從社畜到人生勝利組 時間管理講師/張永錫 一說到時間管理,很多人都以為關鍵在於提高效率,但《不空轉‧工作省時術》這本書卻告訴你,你該做的是抓出哪些事讓你做白工,然後不去做。例如:利用ECRS分析法,將工作排除、組合、交換、簡化,就能省下大量時間。 被工作占據大部分時間的社畜上班族,到底該怎麼做,才能變成傑出的員工?無效的會議,該如何改善?其實,你只需要解決以下的問題: •做好內部溝通。 •找到幫助你提案通過的三位關鍵人物。 •說服情緒化或固執己見的人。 •搞懂主管的判斷標準:他想看到什麼? •準備會議資料。 針對上述問題,作者伊庭正康介紹了許多工作省時術,堪稱上班族的葵花寶典。首先,做任何報告,不能只用「起承轉合」,而是用PREP架構,讓文書作業簡明易懂。 其次,每一份報告,都要能夠解決3個「不」,分別是不安、不滿、不便,並藉由傾聽第一線的意見,找出最有力的解決方法。 那麼,怎樣的提案最容易過關?據說,日本軟銀(SoftBank)集團創辦人孫正義,他在看報告的時候,只要是10秒內無法決定,或拿不出數據佐證的資料,他就不簽字、通通駁回。 因此,接著還要給主管最關心的3個數字:過去、現在、未來,並以充足的舉證(最好加上圖示解說),列出該報告對未來的正面影響。 最後,魔鬼就在細節裡,上班族一定要做好以下4件事──寫報告、電話、訊息、郵件。比方說: ‧在會議前,先做好溝通,讓團隊對議題產生共識。 ‧緊急狀況時,直接用電話聯繫。 ‧電話沒有接通,可發訊息提醒對方。 ‧得不到即時回覆,就寫郵件。也就是說,當你遇到上述緊急狀況時,必須以「對方能否盡快回覆」為優先考量。 文書處理更是作者的強項。例如:用雲端文件取代附件檔案。這個做法不僅比Excel或PowerPoint更有力於雙方協同合作, 也能減少電子郵件的聯絡、節省時間。 以我自己來說,平時我也經常透過Figma(按:線上介面設計工具,允許和團隊進行多人協同合作)及Keynote(蘋果電腦簡報軟體),和協作夥伴一起設計線上課程、演講的視覺素材。 視覺化及雲端協同作業已然是未來趨勢,不管是紙本報告、電腦、手機的App,還是未來的雲端協作軟體,請各位務必學起來,如此才能成為一流國際人才。 除此之外,作者也提到教導別人的重要性。他說,比起只有做筆記,教會別人是最好的自學方法。這是因為我們在溝通的時候,為了將大量的知識,快速轉化成別人可以理解的語言,所以往往也能加深學習的記憶。 最後,作者也分享了不少自己從YouTube斜槓成為講師的職場經驗,並強調時間管理的重要性──只有掌控自己的時間,你才能擁有足夠的時間建立深層人際關係,或者是多和家人、父母相處。 從天天加班的社畜變成人生勝利組,相信各位讀者一定能受益良多! 推薦序二 不上班、只工作,就從不空轉開始! 聲音表達講師、作家/林依柔 創業這些年以來,我深感越忙碌,其實能做的事反而越多,而其中最大的原因,是我更懂得運用時間,而非被時間追著跑。 就拿我自己來說,我平時是及聲顧問有限公司、小大人表達學院的創辦人,從策略規畫到業務接洽等,許多事情我都要一手掌控;此外,我本身也是一位講師、作家,在到處環島教學的同時,必須規律安排寫作時間,才有辦法產出文章內容;最後,我還是一名自媒體經營者,會固定拍攝影片,將我的教學觀察分享到YouTube頻道。然而,即便工作滿檔,我依然會抽出時間固定進修,以及每兩個月規畫一次放空小旅行,讓自己充電、釋放壓力。 以上這些,我都會分享在Instagram的限時動態中。但也因為這樣的「精實」行程,會引來諸多人的好奇,因此經常收到粉絲私訊問:「老師,妳這樣還有時間看書嗎?平時都是怎麼規畫時間的?」所以,當我收到《不空轉˙工作省時術》的推薦序邀稿時,真心覺得太適合我不過了! 一天只有二十四小時,想做的事情卻很多,該怎麼分配且完全自主掌握?我最常先思考的策略,就是作者伊庭正康在第三章所提到的:「策略的本質是選擇不做什麼事情。」但我也發現,很多時間管理不當,或是做事沒效率的人,之所以很容易會被臨時狀況、急件給打亂節奏,很大的原因就在於,不懂得做取捨與拒絕他人的請求。 尤其是當我們看待事情的格局不夠高時,往往會因為忘記盤點自己目前的狀態,甚至太過貪心,反而導致最後什麼都做不到(如同書中提到的──「什麼都想贏,你就會輸」)。 那麼,到底該怎麼分配時間,以及有技巧的重新排列既定的工作?作者在這本書就列出了許多實際的應用技巧,例如:我自己也很常用的番茄工作法;周圍稍微吵雜,精神更集中;找一把符合人體工學的椅子等,透過這些外力的輔助,更能創造工作的高效率。 除此之外,PREP架構,商業寫作不卡關;3步驟,我把質疑變信賴;先確認底線,什麼事都好談,這些技巧也都能讓你學會拉高格局;或是從結果倒推目標及策略,幫助自己擺脫窮忙與空轉的耗時狀態。 想要輕鬆達成目標,並獲得更多成就感,其實並非難事,只要你先把《不空轉˙工作省時術》這本書看完一遍,再將自己的每個選擇和時間分配記錄下來,相信我們都能越有效率,活出自己想要的理想人生。 前言 不加班前提下,我拿過4次全國業務冠軍 你是否也有過這樣的茫然? 那就是工作永遠做不完、時間永遠不夠用,每天都忙到懷疑人生。 在文章一開頭,我就提出這種問題,或許不太妥當,然而這卻是我過去職涯最真實的寫照。 因此,我由衷的希望能透過這本書,告訴大家:「只有拿回時間的主導權,你才能成為人生、工作的贏家。」 當然,提升工作效率非常重要,但我認為所謂的效率,有時反而導致工作量增加。 例如,當同事或主管臨時安插任務,說:「客戶很急,你先處理這個case!」很多人為了趕交期,便會立刻停下手邊的工作。可是,一有空檔,又會有其他急件找上門來。 於是,為了應付這些額外的工作,你只能不斷的加快處理速度。但如此一來,工作便接踵而至,一件接著一件,讓你永遠做不完。 我曾是加班狂,現在每天準時下班 不好意思,還沒向大家自我介紹。 我是伊庭正康,目前是RASISA LAB培訓公司的代表董事、企業培訓講師。曾在人力資源公司瑞可利(Recruit),擔任過許多職務,包括業務主管、經理等,之後透過企業的內部創業,自立門戶。在不加班的前提下,曾拿過4次全國業務冠軍,累計接受表揚超過40次。因此,在離開瑞可利以後,我才能透過演講、研討會或出書,分享我的省時工作祕訣。 儘管如此,我以前其實也是每天加班,把自己搞到身心俱疲。 雖然我自認身體還撐得住,但健康終究出現了警訊。一開始是氣色差,常被客戶提醒黑眼圈太重,接著是三不五時會頭痛、反胃。 即使有時站都站不穩了,也只能硬著頭皮,咬牙撐下去。為了衝業績,好幾次甚至還得靠止痛藥,才能繼續跑業務。 直到我向上呈報工作狀況時,主管狠狠的教訓我: 「一直加班的人,怎麼有辦法把工作做好?」 老實說,主管的這句話真是當頭棒喝,因為我對時間管理一點概念都沒有。 最後,主管只說:「這樣吧,你先看一看該怎麼規畫行程表吧!」 沒想到,主管的這番指點,竟成了我職涯的轉捩點。 不再加班,成果反而多出兩倍 現在回想起來,我的主管或許嗆歸嗆,但所言不無道理。再怎麼說,他在業界可是從不加班的超級業務員。 於是,在主管的教導下,我從安排時程表,開始學習各種可以提高效率的工作技巧,例如:「工作要有優先順序」、「一次就把事情做對」、「不浪費時間做無效工作」等。在短短一個月內,我便掌握了工作省時術的訣竅。 從此以後,我幾乎不用加班。更令人振奮的是,業績還翻上四、五倍。 工作減少了,但成果卻提升,如此便能將更多心力集中於正事。 這就是我想與各位分享的省時術──不空轉、產能提升3倍。 想想看,連我這種加班狂,都能在短短一個月以內,擺脫加班地獄,我相信各位一定能做得比我更好! 「做好時間管理,就是掌握人生的主導權。」當你能夠這樣想的時候,就是改變自己最好的時機。 接下來,你還在等什麼呢?
文章试读
先做急件,難怪你一直空轉 你也有這樣的習慣嗎?一聽到「這份資料急著要」,就立刻停下手頭上的工作,幫對方優先處理。問題是如此一來,反而讓自己手忙腳亂。這可是個壞習慣,請務必調整做法。 所謂的工作省時術,並不是立刻去做,而是由自己決定何時完成。因此,在遇到這種情況時,你應該先和對方交涉期限。 事實上,臨時安插進來的工作即便不是急件,同事或主管也會表現出一副很緊急的樣子。 這也是為什麼,擅長時間管理的人,都知道交涉期限的重要性,只是一旦處理得不好,有可能會產生衝突。我也是這麼認為,不過我踏入社會三十多年,卻也從未因此與人爭得面紅耳赤,相反的,我靠這種做法還得到不少正面評價。 當你下次再遇到同事或主管說「這份資料急著要」時,不妨試著說:「好,可以3天後交嗎?」這樣不僅能幫自己爭取多一點時間,一旦提早完成,對方也會對你刮目相看。 唯一要注意的是,交涉時要注意語氣與用詞,避免因過於直接,而與他人產生衝突。 老被安插急件?排滿3週後的行程 你也曾經因為急件,而延誤原本該做的正事嗎? 倘若如此,我建議你可以先排好3個禮拜以後的行程。如果因為行程有太多空檔,讓同事或主管有機會臨時安插任務的話,這就表示時間的主導權不在你身上。 為了不被別人牽著鼻子走,請務必把行程排滿。這就是我在第一章中提到的,第2象限(急迫性不高但重要)的工作不被拖延的訣竅。 那麼,如果交代下來的任務(如第1象限)推託不了的話,又該如何是好?此時不能放下手邊的工作,而是利用其餘的時間處理。 事實上,許多能掌控時間主導權的人,都是透過以下3個步驟,規畫自己的工作。各位不妨參考看看: 步驟1:規畫3個禮拜以內的重要工作。 步驟2:預留空檔,以便彈性調整。 步驟3:利用空檔,處理別人安插的急件。 不立刻回信的人,最容易加班 對於上班族來說,最麻煩的就是每天要回覆一堆信件,有時甚至還得加班。原因很簡單,收發一封郵件平均7分鐘,10封下來,便是70分鐘。換句話說,只要沒有及時回覆,就是下班後還得花上一個多小時處理。 每天要多一個小時,如此一來,還有什麼工作效率可言? 其實,只要懂得利用一分鐘的空檔,回覆兩、三封郵件,你就不用為此再特地加班。 以我來說,我會利用搭電梯或開會的空檔回覆電郵。所謂積小成大,這就是不做無效加班的小祕訣。 當然,有時因為工作太忙,真的無法及時回覆。此時,只需簡單一句:「您好,我已收到信,這兩天會盡快回覆您!」就不會被信件追著跑。或許有些讀者會想:「怎麼可能讓客戶等上兩、三天?」當然不是,這不過就是交涉的一種手法。實際上,你隔天就會回信了,這樣豈不是更加分? ECRS分析法,找出無效動作 接下來,我要介紹如何具體的減少無效工作。 首先是工業工程(Industrial Engineering)中常用的ECRS分析法。我在時間管理課程中,時常會介紹到ECRS分析法,因為可以達到更高的生產效率,有些公司甚至利用此分析法,取消毫無意義的工作週報與晨會。 ECRS分析法的步驟如下: 步驟1 排除(Eliminate):刪除對績效毫無影響的項目。 •週報或報告等文書。 •晨會或會議。 •拿不出成果的業務手法或專案。 •打卡(不進公司或居家辦公)。 •不必要的工作。 步驟2 組合(Combine):檢查能否將工作集中處理。 ‧生產與品檢能否同時進行? •能否合併會議? •能否整合業務? •能否合併訂單? 步驟3 交換(Rearrange):重新調整工作的順序和比重,降低不必要的行動。 ‧變更流程順序。 •變更業務推廣方法(縮短跑業務的時間)。 •減少加班 (提高產能或控管加班成本)。 步驟4 簡化(Simplify):減少作業程序,將工作簡化。 ‧簡化報告作業或數據。 •簡化製作或分享資料的方法,例如利用Google雲端硬碟中的文件或試算表。 •建立範本(如報價單、請款單、出貨單、企劃案或報告等)。 其中,成效最為顯著的,首推排除,也就是避免浪費時間。因為花上一大堆時間做白工,根本毫無意義。凡是可有可無的作業,不做就對了。請各位試著按照ECRS的順序,努力精簡自己的作業、提高工作效率吧!