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- PREFACE/READING GUIDANCE
- CONTENT PREVIEW OF THE BOOK
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PRODUCT INFORMATION
工作能力強的人， 一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘， 已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。 你能嗎？ 請問，你目前的辦公桌： □ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？ □ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？ □ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？ □ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？ 除了捨、活、續之外， 你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找， 讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。 本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的？ ◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。 整理是「丟掉」不要的東西，「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。 ◎文件「站」起來，工作效率才會高。 能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。 ◎ 充分利用「六三一法則」。 不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中。 ◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。 高效率的人有兩個做決定的祕密武器：（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）；（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。 ◎桌上一定有這三樣東西：能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。 這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事。 ◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具： 訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？ ◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。 你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？ 收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？不懂得方法，上班時間就會被信件占據。 除了以上幾個方法，壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。 整理辦公桌就是整理腦袋！所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。
日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。 40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。
東吳大學日文系畢，曾任出版社國際版權部經理，譯有《一張表格催出業績，不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》（以上大是文化出版）、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。
RECOMMENDED BY
推薦序 這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚 ——筆記女王Ada 最近由於整理術的話題很夯，市面上不少整理術的書上市，也和許多朋友聊到整理方面的問題，但他們的共同問題就是：「我照書上的方法做了啊，怎麼還是感覺沒整理好？」 一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態，好不容易花了一段時間做整理，但接下來卻沒有養成自律的好習慣，導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念，讓我們了解，在整理好之後，如何做好持續保持的功夫。 我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的，整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人，怎麼整理辦公桌》，但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟，事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚，一坐到辦公桌前，就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理，讓工作流程被梳理得井然有序，做起事來流暢，且不必花時間在找東西上面。 其次，作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理，甚至手帳用法，分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道，實行起來也不困難，卻能達到很大的效果，幫你提升工作效率。例如：桌面就要像飛機跑道一樣淨空，只放正在工作中的東西，這樣可以保持專注力；抽屜文具收納整齊，且有固定位置，取用方便；很多人很頭痛的檔案管理問題，在本書中也介紹了簡單又很有用的方法，即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。 雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保，但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同，平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫，以方便和原本的白色文件作為區隔，才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法，很值得大家學習。 對於職場新人，可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢；職場老手，也可以從書中學到一些實用的技巧，讓自己工作效率更加提升。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說，是一本不可多得的好書。
TABLE OF CONTENT
推薦序 這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚（筆記女王Ada） 前 言 你的辦公桌，代表你的工作能力 第一章 整理是為了效率，不是為了整齊 工作能力強的人的做事順序 規則一 「捨」：丟掉∕捨不得丟，怎麼辦？∕設定「賞味期限」，過了就丟 規則二 「活」：活用∕腦袋要當水龍頭用，不是水桶！∕一事一張卡，不用想分類 規則三 「續」：繼續∕下班前五分鐘，要做兩件事 第二章 整理桌子，就等於在整理腦袋 千萬別只整理文件∕要丟還是要留，60秒內做決定∕用「過去式」思考該不該丟∕收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃∕活用7個道具，亂得恰到好處 個人辦公空間∕所有工作，都從辦公桌開始∕稍不留神，桌面就會亂七八糟∕解決辦法：設置「暫置文件」區∕最下層抽屜，工作能力強的人怎麼使用？∕把名片當「資料庫」用∕分辨要「丟掉」還是要「運用」∕通訊錄要分「常用」與「備用」∕桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！∕雙軸管理法：專案、階段 與同事共同的空間∕文件立列，省時又省空間∕用顏色分類，文見快速歸位∕建立共用資料的使用規則 第三章 一進辦公室，就知道今天的工作順序 別花太多時間在手帳上∕手帳，該怎麼挑選？∕使用手帳的6大規則∕桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限∕一進辦公室，就知道今天的工作順序∕把工作拆解成幾個5分鐘任務∕下定決心：今天要準時下班∕用零碎時間終結零碎工作∕公事包如何整理，可成為行動辦公桌∕點讀法──瞬間讀取重點的祕訣∕要速記，但也要讓別人看得懂 第四章 那張看不見的辦公桌，也要整理整頓 會不會整理電腦，直接關係到工作效率∕電腦桌面亂七八糟，腦袋就會——∕這樣整理資料夾，不用花時間找檔案∕收件匣，一分鐘整理完畢∕做備份，就是一種危機管理∕這些工作用電腦處理，反而沒效率∕一天一分鐘的電腦整理術∕重要文件，不能只有自己知道藏哪裡∕太依賴使用電腦，你會失去四種能力！ 第五章 從人生態度到生活習慣，都可以整理 先從人生態度開始整理∕重新設計生活習慣∕好好放鬆，工作更有勁∕丟掉無用之物，找回單純生活∕整理，就是「人生的再設計」∕現在就開始動手：整理
PREFACE/READING GUIDANCE
前言 你的辦公桌，代表你的工作能力 三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率化，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨．活．續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。 在指導的過程中，我深切地體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的—— 「桌上的文件堆積如山，沒有收拾。」 「老是找不到東西。」 「想整理，卻不知優先順序從何下手。」 「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」 也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。 找不到文件，浪費的不只是時間 對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭── □ 文件是否散亂於各處？ □ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？ □ 電腦的滑鼠，是否無法自由移動？ 如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。 如果你找一份文件要花十分鐘，就等於把五百日圓丟進了水溝裡。（按，以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢，10分鐘就是40塊錢） 所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨，從今天起，你就可以做好工作。 我推廣了30年的辦公室效率革命 抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三條： 一、 捨：丟掉 二、 活：活用 三、 續：繼續 只要把這三條規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」。 用本書的「捨．活．續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。 請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。 願大家都能把握和本書相遇的契機，豐富自己的人生。
CONTENT PREVIEW OF THE BOOK
第二章 整理桌子，就等於在整理腦袋 從這裡開始，終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。 首先，我要向各位讀者介紹的，是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌，最需要整理的東西，主要有下列三種：包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」，包括各種文具在內的「物品」，及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。 千萬別只整理文件 根據我的指導經驗，不論是民營企業或政府機關，這三種東西所占的比例，大約都是「文件」60％、「物品」30％、「書籍」10％，我稱此為「631法則」。 你辦公環境的這些東西，是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢？如果無視於「631法則」的存在，只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法，來管理那60％的文件，是不會有多大成效的，一定要把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中，不能只整理文件。 如同我在第一章告訴各位的，整理，基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟，首先，請把你桌子周遭的所有東西都搬出來，堆成三座小山（群組），也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。 分類完畢後，就開始挑出需要的東西，其餘的就丟掉。 整理完桌子周遭後，與同事共有的收納空間，也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。 ◎ 文件 首先，將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。 前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新，所以應該很容易就可以挑出來；至於已經完成的工作文件，請根據使用頻率、重要度、公司的基準等，決定要丟掉還是留下。 ◎ 物品 要挑出自己需要的物品時，我想你會發現，原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票（帳簿、傳票）、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等，應該都在其中。 撿選這些物品要掌握一個重點，就是不要重複，以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西，不但浪費收納空間，還會在尋找文具時，浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西，就可以省去不必要的麻煩和時間。 ◎ 書籍 建議積極丟掉和IT（Information Technology，資訊科技）有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快，這些書籍的內容馬上就過時了。 地圖集也一樣，因為縣市合併，很多地名都變了，所以數年前的地圖，很多時候都派不上用場。 但是，辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等，就算留下來也不會造成什麼問題，所以這類的書籍，可斟酌其內容後，再分成留下和丟掉兩個群組。 要丟還是要留，60秒內做決定 工作上許多時候，都需要我們瞬間做出判斷，「捨‧活‧續整理術」也是一樣，為了要丟還是要留而猶豫不決，就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限，就是60秒。 有人或許會認為限時60秒太短了。但是，如果以大家所熟悉的電視廣告為例，大部分的電視廣告，基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短，但這15秒鐘中不但有起承轉合，還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望，效果驚人。 所以，我們只需要15秒鐘，就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒，是因為區分文件時，有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。 當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等，都很易讓人產生特殊感情，所以不肯輕易放手的心情，是可以理解的。 但是，因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業，就傷腦筋了。因此，請大家給自己決定的時間，設下一個60秒的底限。 只要逼自己在60秒內做出決定，就沒有時間猶豫，而且習慣之後還會越來越果敢，越丟越上手，所以大家不必擔心設定時間限制。 用「過去式」思考該不該丟 要順利判斷要還是不要，是有祕訣的。 「沒用過」、「就算不見也不會不方便」的東西，就大膽丟掉吧！ 有些東西丟了或許會後悔；但是，會讓人後悔丟了的東西，100個裡面恐怕不到3個，所以根本沒什麼好在意的。 因為擔心後悔而「留下無用的97個」，還是「丟掉100個之後稍微有點後悔」───哪一個比較好？不用想也知道。 如果有之前不使用也沒有造成任何不便的東西，更要馬上丟掉，因為在未來的日子裡，也不會需要這些東西。 總之，丟東西的時候，不要用未來式「總有一天會派上用場」去思考，而是用過去式「過去幾個月有用上嗎」來思考。 例如，報紙、雜誌的報導，以二年的時間為保存的基準就足夠了。 但是，「預測性的報導」、「○○的統計」等等是例外。長期保存這些資料，將來應可派上用場。 所有工作，都從辦公桌開始 辦公桌是你的工作基地，所有的工作，都是從這裡開始的。 首先，請你檢查桌子的周遭： □ 滑鼠是否可以自由移動？ □ 桌下有無足夠的放腳空間？ □ 下班時，桌面是否淨空如滑行跑道？ □ 最下層抽屜，能否用來立列文件？ □ 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」？ 結果如何？ 答案有三項以上賓果的人，最近是否有工作效率低落的狀況？ 原因，或許就出在你桌子的周遭。 現代上班族幾乎人手一台筆電、一台智慧型手耭，在移動中工作的人，有逐年增加的趨勢。在新幹線的列車上、機場大廳裡、咖啡廳等地方工作的人，也越來越多了。但是，最後要將工作做歸納整理的地方，還是「自己的辦公桌」。 辦公桌可以說是工作的起站，也是工作的終站。想用愉悅的心情啟動每一天的工作，就應該要先收拾自己的桌子。 如果你必須費好大的勁，才能從桌上堆積如山的文件中，找到今天要用的資料，之後才能開始工作。其實光是這樣，就讓人開始覺得疲累，，更遑論浪費的時間了。 即便你找資料只花了五分鐘，這五分鐘也足以做完很多的事情了，例如確認電子郵件、看資料等等。更何況，如果找不到所需的資料，不是得向廠商再次索取，就是得重新製作一次，瞬間你就浪費了二、三個小時。 因此，辦公桌上，請務必只放置和「現在正在進行中的工作」有關的東西。只要這麼做，就能大幅提升工作的效率。 整理的第一步，就從收拾桌子開始！只要把桌上收拾乾淨，以下三種好處就會踵而至—— 可以集中精神工作。 不需浪費時間找東西，時間管理更好，工作效率更高。 可以強化辦公環境的安全。 如果把重要文件擱在桌上，隨時都有可能被別人看見，甚至被偷走。請牢記，整理也是工作危機管理的一環！ 稍不留神，桌面就會亂七八糟 一般來說，辦公桌會堆滿文件、物品，淪為「無法地帶」，我認為是因為下面幾種心態造成的： 一、以為辦公桌周圍的東西，都屬於自己所有。 二、文件、物品不在自己身邊，就無法安心工作。 三、因為文件、物品都還沒整理，就下意識地認為身邊所有東西，都是自己需要的。 四、自己獨自歸納、製作完成的文件，即使用的是公司的金錢和時間，卻不認為是公司全體員工共有的資產。 五、討厭別人打開自己的辦公桌抽屜。 六、覺得要離開座位去拿常用的文件很麻煩。 如同我在前面說的，對上班族來說，辦公桌就是工作的出發點。如果桌上堆滿了文件、物品，找個東西還得耗費時間翻箱倒櫃，工作的品質勢必低落。 工作能力強的人，桌子周遭一定整理得乾乾淨淨。看在顧客的眼裡，這種人就是「工作迅速又確實」。 會整理自己腦袋的人，自然會把整理的本事，反映在辦公桌上；反之亦然，會整理辦公桌、整頓工作環境的人，自然就會整理自己的腦袋。 整理是工作的基本動作，只要養成習慣，種種好處自然會反映在工作成果上，而且會進一步感染整個職場，讓所有同仁都順利使用共有的資訊和物品。 解決辦法：設置「暫置文件」區 整理的心理障礙，除了「捨不得」、「猶豫」之外，還有「姑且、暫時」的心態。例如：「暫時先放在桌上吧！」、「姑且先放在抽屜裡吧！」 但是，這些想法都是表裡不一的。因為隨著時間的經過，一旦記憶開始模糊，就會因為想不起「東西在哪裡？」而開始尋寶了。要是和其他資料或文件混在一起，就更找不到了。 對上班族來說，遺失或找不到文件或資料，是莫大的恥辱。尤其是和未完成工作相關的文件，或是打算找時間著手而就此擱著的文件等等，最容易遺失，大家一定要格外留意。 現在，我就要介紹一種最適合保管這類資料、文件的方法，就是用透明文件夾、個人檔案夾、檔案箱，來保管這些「暫置文件」、「未處理資料」。 簡單來說，就是設置一塊「只要找這裡，就一定可以找到現在工作所需資料」的區域。 這塊區域與其說是收納，更像是一種「投入」至箱中、檔案夾中的感覺。只要這麼做，就能安心不怕找不到東西，我可以保證，你在60秒之內，一定可以找到需要的東西。 「暫置文件」原則上一人以一箱為限（也可以是一個資料夾或檔案夾），箱子上寫上「山田」、「佐藤」等個人名字。 絕對不要把暫置文件放入自己的抽屜。因為這些文件是職場所有員工的共同財產，除了本人，如有必要，誰都可以打開箱子。只要這麼做，就算當事人不在，也不會為了找資料而引起騷動。 早上到了公司，從最靠近自己的保管架上，拿出自己的「暫置文件」放在自己的桌上，外出或下班時，再放回原位就可以了。如果要放在公事包裡帶著走，就放入透明文件夾或檔案夾。只要這麼做，就隨時隨地都可以工作。 如此一來，你就可以縮短工作時間，加快工作速度。 最下層抽屜，工作能力強的人怎麼使用？ 個人辦公桌最下層的抽屜，通常都用來放置體積比較龐大的東西。原則上，我希望這個抽屜只收納人工作上需要參考的資料及私人物品。 最下層的抽屜一般都可以立列A4大小的文件。因此，這個抽屜用來歸納並保管工作上要用的文件、資料最有效率。 要把檔案夾、透明文件夾立列在抽屜裡並不容易，所以不妨把「文件箱」當作立列的道具來使用。 最下層的大抽屜，大概從前面到後面，可以放四到五個文件箱，而且，文件箱的排列方式也是有訣竅的。 這個訣竅就是：不要把五個箱子乖乖從前面排到後面，而是前後各一個，從左到右放三個。 將箱子橫排的優點是，坐著就可以把文件拿出來。只要將椅子朝抽屜的方向回轉，正面面對文件、資料，不需要將抽屜拉開到底就可以拿到需要的東西了。也就是說，箱子這樣排列，收納或拿取文件都很方便。 要把資料放回去時，一定要放回原來的箱子裡。靠自己最近的那個箱子，請放使用頻率最高的文件。只要在這方面稍微下點工夫，就可以加快尋找文件的速度。 至於最難使用的抽屜深處，則可以收納難以割捨、想暫時保管的資料，或者是雖重要、卻很少使用的東西。 由上往下的第二層抽屜，可以放六個裝小東西的盒子（深21cm、寛10cm、高12cm）。盒子的大小正好可以放傳票、書籍（按，這個高度可以立著收納日本的文庫本，但無法立列台灣常見尺寸的書籍）等等。這種小盒子除了方便拿取東西，也可以讓使用者有效運用收納空間。書籍請放在抽屜的正中間位置。
