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【限量親簽】習慣紅利:從工作管理到人生管理,從微小改變到人生蛻變
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滑鼠掰!Office365快鍵工作術:年省120小時的50個技巧,績效翻倍x時間管理x遠端工作x活用快速鍵
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培訓超過5,000名諮詢顧問的簡報女王,6大表達障礙手把手一次教! 破解7大迷思×歸類6大障礙×47個具體解方×一文一圖快速吸收的簡報圖解書 向IBM首席顧問學簡報溝通技法: ★「情境模擬」、「問題清單」、「目標設定」三階段,快速著眼溝通問題與對話目的 ★「煩惱圖示」、「插畫圖解」兩圖示,一次學會溝通視覺化 從問題下手,用圖像思考。句點王或冷場王都能滔滔不絕,讓簡報力成為職場真價值! ◎ 想讓別人聽你說,要先對「說話」有正確理解 「我不想丟臉。」 「我討厭緊張的感覺。」 「我不想失敗。」 「我不想引人注目。」 「我不希望留下口才不好的印象。」 「我不想聽到嚴厲的評價。」 「我害怕批評。」 上面的想法全都是用「我」當主詞,注意力全都放在自己身上,屬於一種自我意識過剩的狀態。自我意識過物膨脹時,原本順利的事也變得不順利了。請記住,別人其實沒有關注你,深呼吸放鬆身上的力氣,恢復平常心吧。 ◎ 學會簡報對職場、生活和人際關係都受用無窮 日常生活 ‧說服親朋好友,向他們表達意見。 ‧精確答覆對方的疑問。 ‧在婚喪喜慶的場合致詞。 職場 ‧對部門的成員報告。 ‧對客戶提案。 ‧在公開場合致詞或發表演說。 ‧對其他行業的人士或外國人說明。 ‧對新鮮人介紹公司等等 不是只有聽眾多才叫簡報,小到家人購買某樣家電產品,大到面對眾人演講。不管未來從事什麼行業或工作,簡報技巧同樣有用。 ◎ 從基礎到應用,從肢體到心理,重新打造會說話體質 症狀:聲音顫抖,咬到舌頭 →對策一:用哼唱技巧鍛鍊口條。 →對策二:上台前先練習發聲。 症狀:眼神游移,缺乏自信 →對策一:眼神接觸七秒為宜。 →對策二:不要一直盯著對方,看著喉嚨到嘴巴一帶。 症狀:別人說都OK,我說都被拒絕 →對策:掌握四大類型的聽眾,說到對方不答應都不行。 重視結果的類型:營收、利益、速度 重視創新的類型:嶄新、趣味、創造性 重視實際性的類型:計畫性、可實現性、權威 重視關係性的類型:人際關係、組織間的關係 從姿勢、聲音、眼神、氣勢、心理建設到資料準備, 保證台上說得精彩、台下成為社交氣場王的47條說話公式。
IBM簡報女王 清水久三子 AND CREATE股份有限公司社長。 1998年加入普華永道顧問公司(已被IBM併購),擔任企業變革戰略顧問小組的領導者,規劃許多新事業的戰略提案和企劃。2005年聽從社長的指示培育專業人才,統領人才開發部門,培育五千名英才。2013年自立門戶,活動以撰文和演講為主,每年撰寫四本以上的商業書,並到全國各地舉辦講座。2015年6月,創立AND CREATE股份有限公司,理念是追求工作和生活上的平衡,實現多元化的社會風氣。平常在商學院和各大銀行旗下的研修公司擔任講師,提供各種教程增進學員的創造性和生產性,擁有極高的人氣和滿意度。 在台有7本翻譯出版品《日本IBM的超強簡報術》(2015/好優文化)、《外商必修圖表力》(2016/台灣角川)、《用對圖,簡報更有力》(2018/好優文化)、《 IBM首席顧問的大人學習法》(2018/商業周刊)、《從此不加班的IPO工作術》(2018/方智)、《關鍵課題思考》(2019/天下雜誌)和《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術(修訂版)》(2021/商業周刊)。
葉廷昭 文藻外語學院畢業,現為專職譯者。 若對翻譯有任何疑義,歡迎來信指教:[email protected]
TABLE OF CONTENT
前言 現學現用的簡報表達力 本書使用方法 序章 口拙的人常有的七大誤會 1簡報的主角不是你 2人們對口才好的誤解 3一對一的會議,也是重要的簡報場合 4比邏輯更重要的事 5不是只有你不擅長簡報 6最該花時間準備的不是資料 7簡報技巧差的真正理由 專欄 聲樂訓練的建議 第一章 接受自己緊張的事實 困擾情境1:緊張到結巴、聲音發抖 1製作一份「緊張指南」,善用緊張的好處 2小聊幾句緩和現場氣氛,演說會更加輕鬆 3撐過最緊張的前三分鐘 4準備抗緊張物品,整理好服裝儀容 5用疼痛和哼唱訓練,解決聲音發抖的問題 6簡單提升音量的方法 7眼神接觸七秒為宜 8聽前面的人演說,有助於緩解緊張 9排練比100場實戰經驗更重要 專欄 改掉簡報壞習慣 第二章 改變說話方式提高說服力 困擾情境2:為什麼我說什麼都被否定? 1使用鏗鏘有力的語言表達主張 2講話要有節奏,演說才會引人入勝 3正確使用謙敬語 4使用緩衝詞彙 5說話方式要給人正面的印象 6要讓聽眾了解你說話的意義 7演說要顧慮聽眾,以免對方跟不上 8製作簡單易讀的投影片 9三種既定架構,簡報無往不利 專欄 說故事也能訓練簡報技巧 第三章 口才不好的人要分析聽眾 困擾情境3:不懂聽眾到底想聽什麼? 1決定好簡報的整體目標和目的 2要事先分析聽眾 3無法確認聽眾的需求時,直接套用過去的經驗 4內容要配合對方的期待值 5事先想好對方會如何反駁 6事先找大家商量,尋求認同 專欄 口才好的人有哪些習慣? 第四章 簡報成敗取決於談話材料和脈絡 困擾情境4:為什麼我一說話就冷場? 1用金字塔架構歸納出主張和依據 2安排敘事情節傳達訊息 3準備選項給對方抉擇 4敘事情節要有意外性 5用清晰的脈絡消除對方的疑問 6尋找有說服力的一手資訊或二手資訊 7資訊要分輕重緩急 8表達方式要帶給對方鮮明的想像空間 專欄 敘事情節中添加假想敵 第五章 備妥QA便萬無一失 困擾情境5:QA時間,腦中一片空白 1提問不是惡意攻擊,而是加深聽眾理解力的好機會 2事先預想20種問題 3先分清楚對方的問題有沒有辦法回答 4爭取思考答覆的時間 5事先學會對答和歸納問題的方法 6配合對方的意圖進行應對 7做好事前確認並準備對策 8深入了解主持人和講師的角色差異 專欄 簡報失敗如何重新振作 第六章 掌握製作資料的重點 困擾情境6:精心準備的簡報資料被打槍 1先做好腳本就不會做無用功 2用四大模式有效率地做資料 3一張投影片主打一則訊息就好 4使用基本的四大圖表就好 5用既定模式做出圖形 6顏色用兩種就夠了 7插畫視不同用途來做取捨 結語 克服簡報障礙,提案必過
PREFACE/READING GUIDANCE
前言 現學現用的簡報表達力 口才不好、害怕簡報是有辦法克服的 「為什麼我一開口講話,就會變得很緊張啊?」 「我不想在一群人面前發表談話。」 「像我這種不起眼的人,不可能在人前演說啦。」 「我口才不好,做不到啦。」 對這本書感興趣的讀者,多半都有上述的煩惱吧? 我以前也有一樣的煩惱。後面的章節會提到,我小時候連跟朋友聊天都有困難,上課老師叫我回答問題,我明明知道問題的答案,卻一句話也說不出口。出了社會以後,我很不擅長簡報,只要上台就會非常緊張。 不過,從事顧問工作以後,我現在每年有100到150天的時間,擔任簡報的研習講師,上台解說簡報技巧。說話成為我主要的工作,連家母都不敢相信我會靠說話吃飯。 我之所以能克服緊張的毛病,以大方的態度和有條不紊的方式做簡報,這要歸功於某個訣竅。 本書會介紹具體的簡報技巧,其實簡報高手和簡報菜鳥之間,最大的差異只是一些基本的知識和技巧而已。 學習簡報技巧就跟學騎自行車一樣 上台簡報其實就跟學騎自行車是一樣的道理。剛開始學騎自行車每個人都會怕,重心不穩容易摔倒。你不知道如何善用自己的身體,白白浪費力氣,學起來又累又慢。可是,經過反覆練習,你就懂得放鬆身上多餘的力氣,不需要輔助輪也能騎得很平穩。一旦學會騎乘的方法,身體就再也不會忘記,可以很自然地騎上去。 學習說話技巧也差不多,上台講話雖然可怕,但經過一段時間的訓練,就能出口成章了。當然,騎自行車也是有分等級的,像職業選手那樣高速騎乘自行車,參加越野競賽或鐵人三項競賽,需要接受特殊訓練。同樣的道理,如果你要以專業講師的身分上台簡報,那也需要一定程度的特殊練習。然而,大部分人在日常生活中不會有那樣的機會。 公司會議、報告會議和商談簡報都適用的技巧 本書會介紹生活中常用的簡報技巧,好比公司會議、報告會議和商談簡報的技巧等等;剩下的篇幅,才會介紹一些比較高難度的專業技巧。學會優秀的簡報技巧,你的工作會更加順遂,溝通也會更有效率。這就好比學會騎自行車的人,行動範圍會變得更寬廣,移動速度也會更快一樣。而這樣的技巧是終身受用的。 再來介紹本書的架構。 首先,我在序章會介紹一些大家對簡報常有的誤解。很多人認為簡報是件困難的事情,解開這個誤會的話,說不定就比較沒心理負擔了。 第一章介紹如何對抗「緊張」,那是每一個不擅長說話的朋友,都要面對的大敵。我會教各位控制緊張的具體方法,只要你接受自己緊張的事實,心理負擔會減輕許多。 第二章介紹「說話的方法」,你沒必要講一些很難懂的事情。讀完這一章你會發現,言簡意賅的說話方式其實很單純。 第三章介紹「分析聽眾」的技巧,這個技巧對不擅言詞的人非常有益。事先了解聽眾是什麼樣的人,就不用煩惱自己該說什麼了,簡報難度也會降低許多。 第四章介紹如何編排「敘事情節」,也就是思考談話主題的先後順序,讓整場談話聽起來簡單易懂。你要站在對方的角度,思考傳遞資訊的步驟,這是準備簡報最重要的一環。有些口拙的人光是改善簡報的架構,演說的整體水準就有顯著的提升。 第五章介紹答覆疑問的方法,以及如何處理突發狀況和麻煩。遇到出乎意料的狀況,靠一點小技巧即可迎刃而解。 第六章介紹「製作資料」的方法,很多人在這一個環節浪費了太多時間。這一章會教各位如何製作單純的資料,讓你的報告聽起來簡單明瞭,而且又不用花太多時間製作。 希望看完本書的讀者,都能像學騎自行車一樣,掌握輕鬆又愉快的簡報技巧。 2019 年11 月 清水久三子
CONTENT PREVIEW OF THE BOOK
3 撐過最緊張的前三分鐘 前三分鐘的準備功夫決定成敗 緩和了現場的氣氛,你還是有可能在切入主題以後,再次陷入緊張的情緒中,腦筋變得一片空白。 據說,正式演說的前三分鐘,是緊張感最強烈的時候。各種緊張症狀會在這「恐怖的三分鐘」達到巔峰,你會忘記自己要講什麼,沒心思顧及聽眾的反應,整張臉面紅耳赤,全身大汗淋漓,手腳不停發抖等等。連續被各種症狀衝擊三分鐘,你就會開始自亂陣腳,再也擺脫不了一敗塗地的感覺。反過來說,只要撐過這三分鐘,你就會冷靜下來,在結束前都能保持鎮定。要撐過這恐怖的三分鐘,除了善用緩和氣氛的方法外,你還要反覆練習,讓自己在任何狀況下都能侃侃而談三分鐘。 由於工作性質的關係,我經常要對陌生人演說,一開始我都會先自我介紹。最初的一分鐘先表達關懷,剩下的兩分鐘自我介紹,事前最少要練習三次再上台。如此一來,就算腦筋一片空白,也不會愣在台上一句話都說不出來。 如果彼此已經很熟了,不需要自我介紹,那你就大略解說今天的簡報概要。反覆練習最關鍵的部分,實際上場時就輕鬆多了。 幫助你冷靜度過三分鐘的練習法 請盡量在各種場合練習演說,比方說一大早醒來,就在床上練習一下,或是站到鏡子前面練習微笑。前往公司的路上,也可以邊走邊默念演說的內容。在無人的會議室或同事面前也是不錯的練習機會,總之一有空檔就要反覆練習。如果簡報時要用到麥克風,不妨去卡拉OK 的包廂練習一下,很多講師和業務員都會去卡拉OK的包廂排練。 在各種情境下熟記簡報內容,你遇到任何狀況都會有自信。正式登台演說,也可以很自然地說出簡報內容。只在家裡練習的話,一旦演說的情境改變,你很有可能突然忘詞。 在卡拉OK包廂或會議室,一邊踱步一邊練習特別有效。這有助於你習慣演說的情境,你會注意到一些有趣的現象,哪怕演說過程中稍有不順,也不會一句話都說不出來。練到這樣的境界,就算緊張到腦筋一片空白,也能安然度過最初的三分鐘。 〈前三分鐘該說的內容〉 對外:閒話家常+自我介紹(三分鐘) 對內:閒話家常+簡報概要(三分鐘) ※利用空閒時間多加練習。 4 準備抗緊張物品,並整理好服裝儀容 抗緊張對策:隨身攜帶物品因應 扭轉你對緊張的壞印象以後,不代表身體不會出現緊張的症狀。不過,只要做好因應緊張的措施,心情就會平復。有演說經驗的專業人士,也會做好因應緊張的措施。下列提到的隨身物品,請各位準備自己想用的就好,說不定你會希望快點上台簡報。 〈預防緊張症狀的物品〉 手帕:容易流汗的人,請準備兩條手帕。 涼感毛巾:特別容易臉紅的人,可用預防中暑的商品幫助降溫。 暖暖包:我緊張時手指會發冷,因此口袋裡會偷藏暖暖包。 水:演說前先喝水潤喉。 喉嚨噴劑:冬天空氣乾燥時,不妨到盥洗室噴一下。 小型遙控:可以遠端操縱PPT的遙控,使用圓環狀比棒狀的要好,這樣台下的人看不出你手指發抖。 精油用品:聞一下迷迭香、薰衣草或柑橘類精油,有鎮靜效果。 抗緊張對策:服裝 抗緊張的服裝對策主要有三點,第一要穿令人有自信的衣服,第二要保持儀容整潔,第三要小心腋下汗漬。 穿上讓你有自信的衣服,不是為了追求時髦打扮。英國赫特福德大學的卡蓮.派因(Karen Pine)教授做過一個研究,證實衣物對自信有很大的影響。穿上令人有自信的衣物參加考試,分數會比穿上令人沒自信的衣物要來得高。有的人是靠西裝,有的人是靠質料高級的衣服,也有人是靠喜歡的顏色。請準備可以讓你信心大增的服裝。 第二是保持儀容清潔,就算你穿上了令人有自信的衣服,如果衣服骯髒凌亂,會給聽眾不好的印象。況且在簡報時發現衣服有髒汙,也會害你信心全失。請在明亮的地方確認衣服是否乾淨。 第三是留意腋下汗漬,請選擇腋下流汗也看不太出來的衣服。當你穿上淡灰色系的外套或衣服時,腋下流汗很容易看出來,這時候請先墊一下防汗墊。 〈服裝儀容的注意事項〉 最好不要用活動時頭髮會貼在臉頰的髮型。 ↓ 近距離演說的情況下,要選擇材質良好的衣服。 ↓ 在大型會場要穿亮色系的衣服(選擇黑色或灰色,台下人看不清你在哪裡)。 注重清潔感,瀏海不要蓋到眼睛。 ↓ 選擇不容易看出汗漬的衣物。 ↓ 在明亮的地方確認衣物有無髒汙。 *資料來源:卡蓮.派因「Mind What You Wear」(Kindle) 5 用疼痛和哼唱訓練,解決聲音發抖的問題